Der Projektplan für Events – Darauf sollten Sie achten

Wer ein erfolgreiches Event auf die Beine stellt, der kann damit entweder viel Geld verdienen oder dieses nutzen, um Öffentlichkeit für sein Unternehmen oder ein Produkt zu generieren. Doch wie schafft man das? Wobei das nicht einmal der Fall sein muss, denn für private Veranstaltungen stellt sich die gleiche Frage. Und die Antworten sind immer dieselben. Es ist alles eine Frage der Organisation, guter Planung und dem gekonnten Setzen von Highlights.

Wir zeigen in diesem Beitrag, wie Sie große und kleine Projekte planen. Ob im Team oder ganz allein – unwichtig. Alles was zählt, das sind die richtigen Methoden. Wir gehen dabei nicht nur auf organisatorischen Elemente ein, sondern befassen uns ebenso mit der Vermarktung und Dingen, die eine Veranstaltung zu etwas Besonderem machen.

Ein Event-Projekt planen – was ist wichtig?

Das Problem bei Blogbeiträgen ist immer, dass sie linear verlaufen. Wir gehen hier auf die wichtigsten Punkte ein und erstellen eine Übersicht über die wichtigsten Elemente. Doch bitte berücksichtigen Sie dabei, dass manche dieser Aspekte parallel verlaufen. Das heißt, Sie können einige dieser Aufgaben auf jeden Fall nebeneinander erledigen, auch wenn wir sie hier Schritt für Schritt aufzählen. Ideal ist es, wenn Sie Hilfe haben, dann können Sie und Ihr Team sehr effizient im Gleichschritt am gemeinsamen Ziel arbeiten.

Definieren Sie den Zweck eines Events

Überlegen Sie zuallererst welchen Zweck die Veranstaltung erfüllen soll. Ist es etwas für Kunden, für Mitarbeiter, eine private Hochzeit oder vielleicht ein Geburtstag? Je nach dem was es ist, werden verschiedene Elemente benötigt. Kunden müssen beeindruckt werden. Hochzeitsgäste wollen Emotionen spüren und Gemeinschaft erleben. Für die einen ist vielleicht eine gute Show wichtig, für die anderen mehr Atmosphäre oder Musik usw. Diese Entscheidung beeinflusst alles andere, was danach in der Planung wichtig wird. Ein Aspekt, der sich daraus gleich am Anfang ergibt ist die Frage nach der Location, also dem Ort der Veranstaltung. Und zudem die Frage nach der Anzahl der Teilnehmer.

Die richtige Location finden

Wer mit der Aufgabe betraut wurde ein Event zu planen, der sollte in seinem Projektplan mit als ersten Schritt die Frage ansetzen, wo die Veranstaltung durchgeführt werden kann. Häufig ist es so, dass man nicht einfach so wählen kann, sondern damit leben muss, was frei ist. Wenn der Zweck geklärt wurde und die Anzahl der Gäste feststeht, dann muss eine geeignete Räumlichkeit gefunden werden. Manchmal kann die Suche länger dauern. Es kann auch sein, dass Sie nicht das Passende finden werden. Sollte das vorkommen, dann ist das immer noch kein Problem. Der Zeltverleih Düsseldorf zum Beispiel kennt diese Situation gut. Sie bieten Unternehmen und Privaten die Möglichkeit größere Zeltbauten zu mieten. Darunter sind kleine Pagodenzelte für die Feier auf dem Betriebsgeländer oder den Geburtstag im Garten. Es sind aber auch Festzelte verfügbar, in denen Sie ein Pendant zum Oktoberfest aufziehen können. Je nach dem, was Sie brauchen – die Möglichkeiten sind da. Mit einem solchen Zelt könne Sie quasi überall feiern.

Erstellen Sie einen Zeitplan

Manche würden darüber streiten, was zuerst erfolgen muss. Die Auswahl der Location oder die Aufstellung vom Projektplan. Eine eindeutige Antwort gibt es hierfür nicht. Wenn Sie ohnehin genügend Raum zur Verfügung haben und dieser Punkt keiner Diskussion bedarf, dann ist es natürlich sinnvoll gleich den Projektplan zu erstellen und die Aufgaben im Team zu verteilen. Sollte die Location aber nicht feststehen, macht es nicht viel Sinn schon Dinge zu erledigen, die sich dann möglicherweise nicht durchführen lassen, weil der Raum nicht dazu passt.

Wie auch immer. Sehr weit am Anfang für jedes Projekt, sollte ein Plan erstellt werden, wo eine To-Do-Liste hinterlegt wird. Hierfür gibt es spezielle Softwarelösungen. Alternativ dazu ist Microsoft Excel ein geeignetes Programm.

Erstellen Sie eine Liste mit allen Aufgaben, die das Projekt benötigt, um erfolgreich durchgeführt zu werden. Tragen Sie diese Aufgaben in die Zeilen untereinander ein. In den Spalten können Sie den Zeitplan hinterlegen. Manche Jobs können jederzeit erledigt werden, andere benötigen eine Vorlaufzeit. Bei letzteren ist es gut einen verbindlichen Startpunkt und ein Enddatum einzutragen, so dass alles rechtzeitig erledigt wird.

Achten Sie vor allem darauf, dass es Jobs gibt, die sich gegenseitig bedingen. Die Dekoration zum Beispiel kann erst dann installiert werden, wenn Tische und Stühle aufgestellt sind. Markieren Sie solche Abhängigkeiten sehr deutlich im Event Plan. Dann verpassen Sie bei der Organisation keine wichtige Deadline.

Vermarktung des Events

Je nach dem, welcher Art Ihr Projekt ist, kommt manchmal die Frage auf, ob die Gäste aus einem geschlossenen Kreis kommen, oder ob Sie diese erst akquirieren müssen. Wenn Wie zum Beispiel für ein Stadteilfest organisieren oder ein Club-Event. In dem Fall benötigen Sie Kundschaft. Eine Vermarktung wird notwendig.

Möglich hierfür sind zum Beispiel Flyer und Plakate. Kann man machen. Doch unsere Empfehlung ist es in erster Linie auf Social Media zu setzen. Bei Facebook und Instagram usw. lassen sich kostenlos Events einstellen. Wenn Sie noch ein wenig Geld ausgeben, dann wird die Veranstaltung äußerst zielgenau an den gewünschten Interessentenkreis präsentiert. Bei geschäftlichen Aktivitäten stehen zudem noch der Xing und LinkedIn Kalender zur Verfügung. Wenn Sie sich dort eintragen, dann ist zumindest eine minimale PR möglich. Mit ein wenig Budget erreichen Sie schnell ein breiteres Publikum.

Akzente setzen

Wir haben uns bisher rein mit der Organisation beschäftigt. Also lediglich mit einer Betrachtung davon, wie man Termine in einer Checkliste organisiert. Damit werden Sie auf jeden Fall sicherstellen, dass der Ablauf der Veranstaltung optimal erfolgt. Es wird keine Zwischenfälle geben, wo das Publikum plötzlich gelangweilt dasteht, weil jemand vergessen hat die Band zu bestellen oder weil das Catering für den falschen Tag geordert wurde. Es kommt jedoch noch die Frage auf, ob Sie mit Ihrem Projekt eines unter vielen sein, oder ob Sie einen besonderen Eindruck hinterlassen möchten. Spielen Sie gekonnt auf Routine? Oder wollen Sie Menschen von den Socken hauen?

Eine Routine Veranstaltung auf hohem Niveau muss nichts Schlechtes sein. Wenn alles stimmt, dann gehen die Gäste mit einem guten Gefühl nach Hause. Doch manchmal reicht es aus mit einem kleinen Kniff so viel mehr zu erreichen. Da wäre zum Beispiel die Option einen Stargast einzuladen. Sie präsentieren sich Ihren Kunden und plötzlich steht ein Prominenter Fußballer oder Musiker auf der Bühne und unterstützt Sie. Das ist auf jeden Fall ein Gewinn. Oder, Sie erfahren dass ein Geburtstagskind ein großer Fan der Golden Twenties ist. In diesem Fall wäre es so leicht einen Mottoabend auf die Beine zu stellen, bei dem diese Zeit mit Kostümen und der Deko zum Leben erweckt wird. Hier lässt sich so viel machen. Ein Feuerwerk am Ende? Mit Anmeldung bei der Stadt durchaus machbar. Salsabend vielleicht? Warum nicht, wenn es zum Publikum passt. Ein Zauberer oder ein Stand Up Comedian – all diese Dinge können Wunder wirken und machen solche Abende zu etwas ganz Besonderem für alle Anwesenden.

Je nach dem, was Sie mit Ihrer nächsten Veranstaltung für Ziele erreichen möchten, empfehlen wir auf zwei Dinge zu achten: Die perfekte Organisation und das gezielte Setzen von Highlights.