Planung ist das halbe Leben: Dieser altbekannte Leitsatz gilt in nahezu allen Lebensbereichen. Haben Sie schon einmal versucht, vollkommen planlos eine Urlaubsreise anzutreten oder eine Feier auszurichten? Allein der Gedanke, einem Projekt unorganisiert seinen Lauf zu lassen, verursacht den meisten Menschen Unbehagen. Sicherlich bietet Spontanität ihre Vorzüge, allerdings steigt das Risiko für unvorhergesehene und vermeidbare Fehlerquellen. Im Rahmen beruflicher Projekte kommt dem Planungsaspekt daher eine ganz besondere Bedeutung zu.
Branchenübergreifende Herausforderungen
Ein ausgefeiltes Projektmanagement ist zahlreichen Branchen unerlässlich, da es eine klare Orientierung bezüglich der notwendigen Arbeitsschritte für einen reibungslosen Projektablauf bietet. Mithilfe bewährter Instrumente lassen sich sowohl Routineaufgaben als auch neuartige Herausforderungen lösen. Ein funktionierendes Projektmanagement erleichtert es Ihnen somit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Die Gefahr, etwas zu übersehen oder sich in Nebensächlichkeiten zu verstricken, wird auf ein Minimum reduziert.
Mit einer Ablaufplanung im Projektmanagement ist, wie die Bezeichnung es bereits vermuten lässt, die genaue Planung und Dokumentation eines anstehenden Projekts gemeint. Im nachfolgenden Artikel erfahren Sie, wie sich eine solche Planung in die Praxis umsetzen lässt und welche Aspekte es hierbei zu beachten gilt.
Ablaufplanung Projektmanagement: Welche Aspekte werden bei der Planung berücksichtigt?
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Die Ablaufplanung Projektmanagement fasst sämtliche Vorgänge, die zum erfolgreichen Abschluss eines Projekts notwendig sind, in sachlicher und logischer Reihenfolge zusammen. Die Phasen wie die Projektvorbereitung, die Durchführung sowie der Projektabschluss werden genau definiert. Die einzelnen Schritte bezeichnet man in der Businesssprache auch als Meilensteine.
Ein Ablaufplan umfasst folgende drei Kernaspekte:
- 1. Vorgänge
- 2. Ereignisse
- 3. Wechselseitige Anordnungsbeziehungen
Kernthemen festlegen
Um einen Ablaufplan zu erstellen, ist es notwendig, zunächst die Hauptaufgaben zu definieren. Diese werden anschließend in weitere Teilschritte zerlegt, um den Zeitplan konkretisieren zu können. Darüber hinaus sollten Sie überprüfen, ob und inwiefern die einzelnen Arbeitsschritte miteinander in Wechselbeziehungen stehen: Gibt es Aufgaben, die voneinander abhängig sind? Wie lässt sich deren Erfüllung gewährleisten?
Tipp: Um den Ablaufplan zu visualisieren, empfiehlt es sich, auf einen Netzplan oder ein Gantt-Diagramm zurückzugreifen. Hierauf gehen wir an späterer Stelle noch ausführlicher ein.
Nach einer erfolgreich abgeschlossenen Ablaufplanung sind Sie in der Lage, alle Meilensteine und Entscheidungspunkte in der Reihenfolge ihrer Bearbeitung darzustellen (z. B. im Rahmen einer Präsentation).
Das magische Dreieck: Was hat es damit auf sich?
Wenn Sie sich mit dem Thema Projektmanagement befassen, werden Sie vermutlich schnell auf obigen Begriff aufmerksam werden. Mithilfe des magischen Dreiecks lässt sich die Größe eines Projekts messen:
- 1. Zeit / Termine
- 2. Kosten
- 3. Inhalt / Umfang
Durch die Auswertung des magischen Dreiecks ermittelt der Projektmanager, ob das Projekt sich im Rahmen der zuvor festgelegten Anforderungen bewegen wird. Nicht selten kommt es nämlich vor, dass im ersten Arbeitsschritt der Umfang unterschätzt oder das Budget fehlerhaft kalkuliert wurde. Ist dies der Fall, lassen sich nun die notwendigen Anpassungen vornehmen, bevor es an die konkrete Umsetzung geht.
Welche Vorteile bietet solch eine Planung?
Einige Vorteile der Ablaufplanung im Bereich des Projektmanagements haben wir bereits kurz aufgegriffen. Nachfolgend möchten wir ein wenig detaillierter auf die einzelnen Vorzüge eingehen. Wie eingangs erwähnt, hilft eine ausführliche Projektplanung dabei, mögliche Fehlerquellen bereits im Vorfeld zu entdecken und somit zu vermeiden. Dies spart in vielen Fällen Zeit und Kosten. Wird ein Projekt ohne ausreichende Planung begonnen, steigt das Risiko, dass unvorhergesehene Ereignisse den Ablauf verzögern. Im schlimmsten Fall kann das Projekt sogar gänzlich scheitern, z. B. wenn die Kosten plötzlich das Budget übersteigen.
Fehlerreduktion
Generell lassen sich Projekte durch eine konkrete Ablaufplanung effizienter zum Abschluss bringen: Indem eine genaue Struktur der Projektphasen inklusive der einzelnen Arbeitsschritte festgelegt wird, weiß jedes Teammitglied zu jedem Zeitpunkt, welche Aufgabe es wann zu erledigen gilt. Zeitverzögerungen durch Nachfragen und teaminterne Abstimmungen entfallen. Kommt es dennoch zu Problemen, so lassen sich diese im Rahmen eines reibungslosen Projektmanagements schnell und sicher analysieren. Anhand des Ablaufplans können Sie genauestens nachvollziehen, bei welchem Arbeitsschritt der Fehler sich eingeschlichen hat. Auf diese Weise fällt es leichter, die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen.
Projektablauf erstellen: Wie sieht die praktische Umsetzung aus?
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Nun sind Sie darüber informiert, welche Aspekte in einem Projektablaufplan Berücksichtigung finden müssen. Möglicherweise können Sie sich aber noch nicht konkret vorstellen, auf welche Weise sich solch ein Plan am besten visualisieren lässt. Nachdem Sie die Hauptaufgaben bereits definiert und in Teilbereiche eingeteilt haben, empfiehlt sich die tabellarische Darstellung.
Software nutzen
Selbstverständlich ist es möglich, ganz klassisch eine Tabelle auf Block und Papier zu erstellen. Da jedoch Änderungen nicht gänzlich auszuschließen sind, ist eine Excel-Tabelle besser geeignet. Im Idealfall nutzen Sie eine spezielle Projektmanagement Software. Die Installation einer solchen ist besonders dann von Vorteil, wenn Sie häufiger größere Projekte planen.In die erste Tabellenspalte tragen Sie alle Arbeitsschritte ein. In den folgenden zwei Spalten wird für die einzelnen Aufgaben das Startdatum sowie die Deadline vermerkt.
Hierbei kann es sich – je nach Umfang des Projekts – um Tage oder Kalenderwochen handeln. Die Berechnung in (Arbeits-)Tagen ist jedoch geläufiger. In Ausnahmefällen kann die Dauer der einzelnen Arbeitsschritte auch in Stunden angegeben werden. Diese Vorgehensweise eignet sich allerdings nur für weniger umfangreiche Projekte.
Die wichtigsten Kennziffern im Überblick
Ein Projektablaufplan beinhaltet mindestens zwei wesentliche Kennziffern: die Wechselbeziehungen und die Meilensteine. Um bereits auf den ersten Blick deutlich zu machen, welche Arbeitsteilschritte voneinander abhängig sind, werden diese in der Regel mit Pfeilen verbunden. Die Darstellung eines Meilensteins erfolgt durch die Verwendung des Rautezeichens.
Gantt-Diagramm
Das Gantt-Diagramm hat sich in den letzten Jahren zunehmend als bevorzugte Visualisierungsmethode im Projektmanagement etabliert. Um aus einer Tabelle ein Gantt-Diagramm zu machen, wird diese einfach um eine visuelle Zeitachse ergänzt. Nehmen wir an, das Projekt startet in KW 10 und soll in KW 16 abgeschlossen sein. In diesem Fall beziffern Sie weitere Spalten mit den Zahlen 10 bis 16 und markieren farblich, von wann bis wann sich welche Aufgabe erstreckt.
Netzplan
Eine Alternative zum Gantt-Diagramm ist der Netzplan. Hierbei handelt es sich um eine grafische und tabellarische Darstellung des Projektablaufs, welche auch die terminlichen Abhängigkeiten sowie die vorhandenen Wechselbeziehungen umfasst. Weiterhin spielen sogenannte „Vorgangsknoten“ eine zentrale Rolle. Letzteren werden wiederum verschiedene Eigenschaften zugeordnet. Die Erstellung eines umfangreichen Netzplans gestaltet sich deutlich komplizierter als die Arbeit mit dem Gantt-Diagramm, weswegen er seltener zur Anwendung kommt.
Wenn Sie mit Netzplänen arbeiten möchten, ist es ratsam, eine entsprechende Projektmanagement Software zu nutzen. Die manuelle Erstellung ist in vielen Fällen mit einem unverhältnismäßigen Arbeitsaufwand verbunden. Dennoch bieten Netzpläne einige Vorteile, da sie sich sehr detailliert ausarbeiten lassen. In der chemischen Industrie sowie in der Automobilindustrie kommen sie daher noch immer zum Einsatz.
Ablaufplanung Projektmanagement: Weitere Empfehlungen in der Übersicht
Einen Projektablauf zu planen, erfordert ein hohes Maß an Gewissenhaftigkeit und Fachkompetenz. Mit einem unrealistischen Ablaufplan, der wichtige Aspekte unberücksichtigt lässt, ist niemandem geholfen. Von daher haben wir einige wesentliche Empfehlungen zusammengestellt, an denen Sie sich orientieren können:
- Ein Ablaufplan sollte stets unter Einbeziehung aller Projektbeteiligten erstellt werden. Stellen Sie sicher, dass kein Mitarbeiter außen vor bleibt.
- Legen Sie die Zuständigkeiten fest, sodass sich die Projektbeteiligten nicht versehentlich gegenseitig in ihrer Arbeit behindern.
- Gliedern Sie Ihr Projekt übersichtlich in verschiedene Phasen (z. B. Vorbereitung, Durchführung, Abschluss) und definieren Sie die entsprechenden Meilensteine.
- Hinsichtlich der Zieldefinition macht es Sinn, diese zu priorisieren, indem Sie zwischen Muss-, Soll- und Kann-Zielen unterscheiden.
- Unterziehen Sie den Ablaufplan einer regelmäßigen Kontrolle. Manchmal ist es notwendig, im Verlauf des Projekts Anpassungen vorzunehmen.
Extra-Tipp: Sicherlich möchten Sie das erfolgreich abgeschlossene Projekt zu gegebener Zeit Kunden und Geschäftspartner präsentieren. Kurz vor einer Präsentation kann die Unterstützung durch eine Reinigungsfirma Baselland, Wien oder Berlin hilfreich sein, um eine saubere Umgebung zu gewährleisten. Der Gesamteindruck ist keineswegs zu unterschätzen. Aber auch wenn Sie lediglich intern den Projektablaufplan präsentieren möchten, sollten Sie auf ein gepflegtes Ambiente achten.
Ablaufplanung Projektmanagement: Die Ziele
Der wesentliche Sinn und Zweck eines Projektablaufplans besteht darin, die terminliche und inhaltliche Übersicht über ein Projekt zu behalten. Auf diese Weise lassen sich Fehlerquellen zuverlässig vermeiden und / oder ggf. rechtzeitig korrigieren. Durch die genaue Struktur wird allen Projektbeteiligten ein effizientes Arbeiten ermöglicht.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, um einen Projektablaufplan zu erstellen. Die gängigste Methode ist die tabellarische Darstellung in Form eines Gantt-Diagramms. Für die Erstellung von Netzplänen empfiehlt sich die Anschaffung einer speziellen Software. Letzteres ist generell ratsam, wenn Sie häufiger umfangreiche Projekte planen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Projektablaufplan in den meisten Fällen unverzichtbar ist, um ein Projekt erfolgreich durchzuführen.