Wie Sie die richtige Projektmanagement Software finden

Projektmanagement ist für kleine, mittelständische und große Unternehmen in allen Bereichen und Branchen immens wichtig. Für die Umsetzung der einzelnen Maßnahmen brauchen Sie die passende Projektmanagement Software. Auf diese Software können während des Projekts alle Mitarbeiter, Führungskräfte und Projektleiter zugreifen und für die Planung und Organisation nutzen. Die Projektmanagement-Software hilft bei der Umsetzung und der Erreichung des Projektziels. Durch den digitalen Wandel wird der IT-Bereich immer wichtiger. In der IT kommt sehr häufig Projektmanagement zum Einsatz. Im IT-Bereich werden stetig innovative Produkte weiterentwickelt oder komplett neu entwickelt. Beim Projektmanagement geht es aber nicht um alltäglich Aufgaben. Ein Projekt ist etwas Einzigartiges mit einem klaren Ziel und einem bestimmten zeitlichen Rahmen. In diesem Text geht es um die Projektmanagement Software und was es alles zu beachten gibt.

Was ist eine Projektmanagement Software?

Eine Projektmanagement-Software ist im Grunde genommen eine Software oder ein Tool, mit dem/r Sie ein Projekt besser, effektiver und schneller durchführen können. Mit der Projektmanagement-Software können Sie die Projektplanung übernehmen und die Projektarbeit organisieren. Organisation und Planung sind für den Erfolg eines Projekts immens wichtig. Auf dem Markt gibt es verschiedene Projektmanagement-Software mit unterschiedlichen Features. Zur Planung gehören der Terminkalender, die einzelnen To-Do-Listen, die Meilenstein-Sitzungen und das Task-Management. Kollaboration und Kommunikation ist auch sehr wichtig für ein Projekt. Hier sollte die Projektmanagement Software für die Bearbeitung von Dateien Weboffice-Funktionen, Messenger-Dienste, Whiteboards, Chats oder Foren haben.

Warum ist eine Projektmanagement-Software sinnvoll?

Das Praktische an einer Projektmanagement-Software ist, dass Sie die Software für die Organisation und Planung nutzen können. Die einzelnen Funktionen und Features sind verknüpft. Alle Projektteilnehmer behalten einen viel besseren Überblick für den aktuellen Stand, die nächsten Ziele und den Fortschritt. Im Terminkalender stehen alle wichtigen Informationen, z. B. eine bestimmte Aufgabe, der zuständige Projektteilnehmer und die zeitliche Frist. Auch die Überwachung und Kontrolle der einzelnen Tools ist auf diese Weise viel einfacher. Das gesamte Projekt kann über die Projektmanagement-Software zentral geplant und organisiert werden. Das gesamte Projektteam hat einen viel besseren Überblick über den Status, die einzelnen Aufgaben und weiteren Details und Informationen. Es kann viel Zeit bei der Organisation gespart werden.

Die passende Projektmanagement Software finden

Sie werden schnell feststellen, dass die Auswahl an Projektmanagement-Software sehr groß ist. Ohne Vorwissen die optimale Anwendung zu finden, ist quasi unmöglich. Es ist wichtig, dass Sie die Anforderungen, die Sie benötigen, genau kennen. Neben den Anforderungen sollten auch immer die Projektanzahl und Prozessmethode eine entscheidende Rolle. Sie sollten sich bei der Auswahl genügend Zeit nehmen. Bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software sollten Sie immer bedenken, dass die Software nicht das Projekt für Sie durchführt. Es ist nur eine Art Tool, das Ihnen bei der Durchführung und Umsetzung helfen kann und Prozesse erleichtert. Daher ist es in den meisten Fällen sinnvoll, eine solche Projektmanagement-Software in die Unternehmensstruktur zu integrieren. Bei der Einführung einer Projektmanagement-Software sollten die Mitarbeiter immer integriert werden. Es ist wichtig, dass alle die Projektmanagement-Software kennenlernen und sich mit den Funktionen und Features vertraut machen. Ansonsten könnte sich die Investition nicht lohnen.

• Als Erstes sollten Sie eine Bedarfsanalyse von der Ausgangssituation in Ihrem Unternehmen durchführen. Der Ist-Zustand spielt eine sehr wichtige Rolle, welche Funktionen und Features Sie bei einer Projektmanagement-Software benötigen. Alle leitenden Mitarbeiter sollten genau analysieren und bestimmen, wie die Software für das Unternehmen genutzt werden kann. Hier müssen alle potenziellen Risiken, Probleme und Erwartungen berücksichtigt werden. Möglicherweise wurden in den vergangenen Jahren bereits einzelne Prozesse oder Tools verwendet, die den Erfolg verbessert haben. Bei der Bedarfsanalyse müssen der Hauptnutzen, die Größe des Projektteams, die zukünftigen Projekte, die wichtigsten Methoden und Maßnahmen im Projektmanagement und wichtige Features und Funktionen bestimmt werden.
• Im nächsten Schritt sollten Sie den Nutzen der Projektmanagement-Software genau definieren. In den meisten Fällen wird der Preis für eine Software anhand der Größe des Teams bestimmt. Die genaue Anzahl der Nutzer sollte also präzise bestimmt werden. Auf diese Weise können Sie unnötige Kosten vermeiden. Sie haben auch die Möglichkeit, einen flexiblen Tarif zu wählen, falls die Anzahl der Nutzer in Zukunft anwachsen wird. Dies ist vor allem sinnvoll, wenn in Zukunft größere Projekte anstehen.
• Viele Projektmanagement-Softwares sind cloudbasiert. Hier spielt die Sicherheit eine sehr wichtige Rolle. In einem Projekt werden sensible Daten und Informationen ausgetauscht, die nicht von Dritten gesehen werden sollen.
• Jetzt ist es an der Zeit die Projektmanagement Methode zu bestimmen. Projekt ist nicht gleich Projekt. Hier wird zwischen statischem und agilem Projektmanagement unterschieden.
  Beim statischen Projektmanagement werden alle Projektphasen und Arbeitsschritte nach Plan abgearbeitet. Als Erstes erfolgt die Zielsetzung, dann die Planungsphase, dann die Durchführung der einzelnen Arbeitsschritte und die Erfüllung des gesetzten Ziels. Mit der klassischen Methode können Sie viel besser und einfacher planen. Sie sollten sich also für diese Methode entscheiden, wenn Sie das Ziel klar und eindeutig bestimmen können.
  Eine andere Methode ist agiles Projektmanagement. Diese Methode wird in der Regel im IT-Bereich (Software-Entwicklung) angewendet. Im agilen Projektmanagement gibt es einzelne Phasen und Schritte (Sprints). Bei Marktänderungen oder -entwicklungen haben Sie als Projektleiter immer die Möglichkeit, folgende Sprints flexibel anzupassen. Außerdem gibt es keine eindeutige Zielsetzung beim agilen Projektmanagement. Natürlich wird im Vorfeld ein grobes Ziel definiert. Wenn sich der Markt ändert, kann auch das Ziel und die Zielsetzung angepasst werden. Der Vorteil beim agilen Projektmanagement ist eindeutig die Flexibilität. Sie können schnell auf Änderungen reagieren und die Prozesse anpassen.
• Für eine Projektmanagement-Software sollten Sie sich auch Gedanken um die verschiedenen Anwendungen und Features machen. Cloud-Speicher, E-Mail Programme und Messenger-Tools können mit der Software verbunden werden. Es ist wichtig, dass die Anwendungen sinnvoll integriert werden. So hat das gesamte Projektteam einen Vorteil durch die Implementierung. Bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software sollten Sie unbedingt auf Schnittstellen und die Kompatibilität achten.

Woran erkennen Sie eine gute Projektmanagement-Software?

Nach der Vorbereitung und der Bedarfsanalyse ist es an der Zeit, eine passende Projektmanagement-Software zu finden. Hierbei sollten Sie auf folgende Kriterien achten:

• Funktionalität der Projektmanagement-Software:

  

  Die Testphase bei einer neuen Projektmanagement-Software ist sehr wichtig. In dieser Phase sollten Sie alle Funktionen und Features testen. Möglicherweise kommt es zu Problemen bei der Funktionalität. In diesem Fall müssen dann noch Veränderungen und Anpassungen vorgenommen werden.

• Bedienbarkeit:

  Achten Sie bei der Projektmanagement-Software darauf, dass die Bedienbarkeit intuitiv ist. Komplexe Programme benötigen auch eine umfangreiche und längere Einführung der einzelnen Mitarbeiter. Die Projektmanagement-Software sollte von allen Projektmitarbeitern bedient werden können.

• Leistungsfähigkeit und Stabilität:

  Die Leistungsfähigkeit/Performance ist sehr wichtig für den Ablauf eines Projekts. Was bringt es Ihnen, wenn Sie eine preiswerte Projektmanagement-Software mit den richtigen Funktionen haben, die aber andauernd abstürzt. Hier sollten Sie sich dann lieber für eine Software entscheiden, die leistungsstark und stabil ist.

• Kundensupport und -service:

  Beim Kauf einer Projektmanagement-Software sollten Sie auch immer den Support und den Service berücksichtigen. Wenn Sie ein Problem haben, sollten Sie einen Ansprechpartner haben, den Sie jederzeit erreichen können. Erkundigen Sie sich daher im Voraus nach dem Kundenservice.

• Datenschutz und -sicherheit:

  Die meisten Projektmanagement-Softwareanwendungen sind cloudbasiert und müssen BDSG (Bundesdatenschutz-Gesetz)- und DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung)-konform sein. Wenn es zu Verstößen kommt, kann es für Sie als Unternehmen sehr kostspielig werden. Die Datensicherheit spielt auch eine wichtige Rolle. Bei einem Projekt wird mit sensiblen Daten und Informationen gearbeitet, die vor Dritten geschützt werden sollten.