Rund um die Planung von Events gibt es zahlreiche Punkte zu beachten, Aufgaben zu erledigen und Vorbereitungen zu treffen, damit die Veranstaltung ein voller Erfolg wird. Mit einer Eventorganisation Checkliste gelingen eine professionelle Planung und Durchführung von Veranstaltungen jeder Art und Größe. Sie möchten den Vorbereitungsstress für das nächste Event reduzieren? Dann nutzen Sie die folgenden Tipps für Ihre eigene Eventorganisation Checkliste!
Vor der Veranstaltung: die ersten Planungsschritte
Der erste Planungsschritt bei der Eventorganisation ist üblicherweise die Festlegung des Veranstaltungsziels. Möchten Sie mit einer Veranstaltung Ihren Mitarbeitern für das erfolgreiche Geschäftsjahr danken oder dient es der Vorstellung eines neuen Produkts? Ein klar definiertes Veranstaltungsziel ist die Basis aller weiteren Planungsschritte. Zu ihnen gehört auch die Budgetplanung. Dazu muss geklärt werden, welches Budget für die Durchführung eines Events vorhanden ist und wie das Budget auf die unterschiedlichen Kostenbereiche aufgeteilt werden soll. Danach können Sie ein geeignetes Veranstaltungsdatum festlegen.
Außerdem gibt es zahlreiche Fragen rund um den Veranstaltungsort zu klären. Wie viel Platz muss dieser bieten, werden Übernachtungsmöglichkeiten in der Nähe benötigt, wünschen Sie eine technische Ausstattung oder Gastronomie vor Ort? Wenn Sie noch auf der Suche nach einem passenden Standort sind, könnte eine Eventlocation Ruhrgebiet die Lösung sein. Das Ruhrgebiet bietet eine breite Palette an Eventlocations, die unterschiedlichen Anforderungen gerecht werden. Zudem verfügt es über eine ausgezeichnete Infrastruktur, was die Erreichbarkeit und logistische Planung von Veranstaltungen erleichtert. Schauen Sie sich frühzeitig die in Frage kommenden Veranstaltungsorte an, um leichter eine Entscheidung für den perfekten Ort treffen zu können.
Sobald das Ziel, der Termin, das Budget und der Ort Ihres Events feststehen, beginnt die weitere Planung. Sie umfasst das Erstellen eines ausführlichen Veranstaltungskonzepts. Weiterhin sollte die Zielgruppe für Ihre geplante Veranstaltung festgelegt werden. Je nach Art der Veranstaltung müssen möglichst frühzeitig Genehmigungen oder Lizenzen beantragt werden. Da der Bewilligungsprozess gerade bei Behörden durchaus einige Zeit in Anspruch nehmen kann, sollten Sie hiermit so früh wie möglich beginnen. Sinnvoll ist die Beantragung von Genehmigungen jedoch erst, wenn die Eckdaten des Events geklärt, eine Eventlocation gefunden und das Eventkonzept erarbeitet sind.
Eventorganisation Checkliste für die Veranstaltungsplanung
Den groben Rahmen Ihres Events haben Sie nun bereits abgesteckt. Als nächstes beginnt die detaillierte Planung der verschiedenen Aspekte einer Eventorganisation, welche Sie auf einer Checkliste aufführen können. Sie benötigen beispielsweise einen detaillierten Zeitplan, auf dem alle wichtigen Programmpunkte der Veranstaltung berücksichtigt werden. Ein solcher Zeitplan sollte sich jedoch nicht nur auf den Veranstaltungstag beschränken, sondern auch die Vorbereitung einbeziehen. Auf diese Weise haben Sie und Ihre Mitarbeiter stets im Blick, ob Sie sich bei der Vorbereitung noch innerhalb des gesteckten Zeitrahmens befinden oder bereits in Verzug geraten sind. Gegebenenfalls können Sie auf einen Zeitverzug schnell durch die Bereitstellung zusätzlichen Personals reagieren.
Dienstleister buchen und Material beschaffen
Je größer ein Event ausfällt, desto mehr externe Dienstleister werden Sie für die Umsetzung benötigen. Auch hierbei ist es sinnvoll, möglichst früh mit der Suche zu beginnen. Kurzfristige Buchungen sind meistens mit einem Aufpreis verbunden, der sich bei rechtzeitiger Planung vermeiden lässt. Beispiele für externe Dienstleister sind ein Unternehmen für das Catering, Personal für Veranstaltungssicherheit, Fachkräfte für die Technik des Events und Künstler, die für Unterhaltung der Eventteilnehmer sorgen. Teilweise können Sie bei externen Dienstleistern bereits die notwendige Eventausstattung mieten oder kaufen. Caterer stellen beispielsweise das Geschirr und Gläser für die Verköstigung und eine Sicherheitsfirma bringt die notwendige Sicherheitstechnik mit. Zusätzlich benötigte Materialien müssen ebenfalls im Vorfeld organisiert werden.
Kommunikation und Werbung
Haben Sie schon an einen Marketingplan auf Ihrer Eventorganisation Checkliste gedacht? Wenn Sie eine Veranstaltung planen, bei der Sie Tickets verkaufen oder hochkarätige Gäste gewinnen möchten, wird das ohne professionellen Marketingplan kaum gelingen. Eine Aufgabe dabei ist das Erstellen von übersichtlich zusammengefassten Veranstaltungsinformationen. Sie werden anschließend über geeignete Kanäle unternehmensintern sowie extern veröffentlicht. Achten Sie bei der Auswahl der Marketingkanäle darauf, dass Sie darüber Ihre definierte Zielgruppe für das Event erreichen.
Häufig bietet sich dazu auch der Einsatz von Social Media Marketing und Online-Marketing an. Im nächsten Schritt können Sie mit dem Erstellen der Einladungen oder Tickets beginnen. Einladungen müssen rechtzeitig versendet werden. Erfolgt keine zeitnahe Rückmeldung der eingeladenen Gäste, fassen Sie hier unbedingt nach. Möchten Sie zusätzlich Eventtickets verkaufen, muss hierzu eine Verkaufsplattform eingerichtet oder ein Dienstleister für den Ticketverkauf ausgewählt werden. Vereinbaren Sie für eine bessere Planbarkeit die rechtzeitige Freischaltung des Ticketverkaufs und stimmen Sie weitere Marketingmaßnahmen auf den Verkaufsstart ab.
Eventlogistik kurz vor dem Termin
In der heißen Phase kurz vor Ihrem geplanten Event ist allerhand zu tun und der Stress kann hier schnell Überhand gewinnen. Um Fehler zu vermeiden und den Stresspegel zu senken, sollten Sie sich auch in dieser Phase der Eventorganisation an eine Checkliste halten.
Es wird jetzt höchste Zeit, die Eventlocation vorzubereiten. Technische Anlagen müssen aufgebaut, Dekoration angebracht und die Möblierung verteilt werden. Führen Sie diese Arbeiten nicht selbst durch, sollten Sie die Leistungen des Dienstleister regelmäßig kontrollieren, um am Veranstaltungstag keine böse Überraschung zu erleben. Einige externe Eventdienstleister werden zudem in den Tagen vor dem Event bereits ihr Equipment vorbeibringen wollen. Diese Termine müssen ebenfalls koordiniert werden. Wenn Sie sich bisher noch nicht um den Gästetransport zur Eventlocation gekümmert haben, sollte das nun ebenfalls erfolgen. Eventuell ist es sinnvoll, Shuttlebusse für Ihre Mitarbeiter zur Eventlocation zu buchen oder den Transfer besonderer Gäste vom Flughafen oder Bahnhof zum Event zu organisieren.
Veranstaltungssicherheit
Ab einer gewissen Anzahl von Teilnehmern erleichtert ein professionelles Einlasssystem den Zugang zum Event sowie die Zugangskontrolle. Solche Systeme müssen ebenfalls kurz vor dem Event eingerichtet und überprüft werden. Darüber hinaus spielt die Eventsicherheit eine entscheidende Rolle. Hierzu können Sie mit einer externen Sicherheitsfirma zusammenarbeiten und dadurch zahlreiche Aufgaben an erfahrenes Personal abgeben. Eine Sicherheitsfirma muss sich im Vorfeld mit der Location vertraut machen, Schwachstellen für die Sicherheit identifizieren und ein Sicherheitskonzept erarbeiten. Hierzu sollte ein enger Austausch zwischen Ihnen als Veranstalter und der Sicherheitsfirma stattfinden.
Organisation am Tag der Veranstaltung
Jetzt ist die lange Phase der Planung und Eventorganisation abgeschlossen, denn die Veranstaltung beginnt. Am Veranstaltungstag selbst gehören die Koordination der unterschiedlichen Abläufe, die Überwachung beim Programmablauf und die Betreuung der Teilnehmer oder Besucher zu Ihren Aufgaben. Als Chef der Eventorganisation sind Sie die Anlaufstelle für alle am Event beteiligten Personen und Firmen. Deshalb ist es wichtig, den Überblick zu behalten. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, sollten Sie auch die permanente Überwachung von Technik und Ausrüstung koordinieren.
Im Ernstfall: Problembewältigung und Krisenmanagement
Trotz sorgfältiger Planung kann es im Laufe einer Veranstaltung immer zu kleineren Problemen kommen. Jetzt ist eine schnelle Problemlösung gefragt. Für schwerwiegendere Probleme sollte es außerdem ein Notfallmanagement geben. Dazu werden Ansprechpartner für den Krisenfall benannt und Handlungsstrategien innerhalb des Eventteams kommuniziert. Als Veranstalter sind Sie für den reibungslosen Ablauf des Events verantwortlich und haben am Eventtag alle Hände voll zu tun. Trotzdem sollten Sie einige Aufgaben delegieren und sich etwas Zeit für Ihre Gäste nehmen. Mischen Sie sich unter das Publikum, fangen Sie Meinungen der Gäste zu Ihrem Event ein und seien Sie ein präsenter Gastgeber. Auch das wirkt sich auf den Erfolg Ihrer Veranstaltung aus.
Nach dem Event
Nach Abschluss der Veranstaltung gehören die Koordination des Abbaus von Veranstaltungstechnik, die Übergabe der Eventlocation an den Vermieter sowie der Rücktransport des Materials zu den wichtigsten Aufgaben. Möglicherweise benötigen Sie zudem eine mediale Aufbereitung des Events zu Werbezwecken. Hierzu sollte Bild- und Filmmaterial an eine Werbeagentur oder die unternehmenseigene Werbeabteilung übermittelt werden, damit diese zum Beispiel ein Veranstaltungsvideo erstellen kann. Sofern Sie Gästedaten erhoben haben, lassen sich diese für eine spätere Nutzung zu Werbezwecken aufbereiten und archivieren. Nehmen Sie sich kurz Zeit für eine ehrliche Fehleranalyse für die zurückliegende Veranstaltung. Was ist schief gelaufen und wo haben Sie Ihre gesteckten Ziele nicht erreicht? Eine solche Analyse liefert Ihnen wichtige Optimierungsansätze, die Sie bei der Planung der nächsten Veranstaltung berücksichtigen können.
Fazit
Eine Eventorganisation Checkliste hilft Ihnen dabei, in den verschiedenen Phasen der Vorbereitung sowie Durchführung von Events den Überblick zu behalten und alle relevanten Punkte abzuarbeiten. Je ausführlicher die Checkliste im Vorfeld gestaltet wird, desto weniger Stress und Hektik kommen in der heißen Phase der Eventorganisation auf.