Aufgaben des Gebäudemanagements

Allgemeines

Im Immobilienbereich gibt es viele unterschiedliche Begriffe. Als Laie könnten Sie schnell überfordert sein. Hier gibt es z. B. das Gebäudemanagement, das Facility Management, das Immobilienmanagement oder die Hausverwaltung. Alle diese Bereiche gehören zum Projektmanagement und sollten bei der Planung immer genauestens berechnet werden. Wenn Sie im Immobilienbereich arbeiten oder sich privat dafür interessieren, sollten Sie sich im Voraus ausführlich über die verschiedenen Management-Formen informieren. In diesem Artikel geht es um das Gebäudemanagement, bzw. die Gebäudemanagement Aufgaben.

Definition Gebäudemanagement

Das Gebäudemanagement ist ein Teilbereich des Facility Management und bezieht sich ausschließlich auf die Nutzungsphase. Das Facility Management bezieht sich auf den Lebenszyklus eines Gebäudes, also von der Planungsphase bis Nutzungsende. Gebäudemanagement ist besonders bei komplexen Gebäuden sehr wichtig, z. B. Schwimmbad, Lagerhalle, Hotel oder Büros. Natürlich sollten Sie in erster Linie ein passendes Gebäude suchen. Hier kann es sinnvoll sein, sich an einen Immobilienmakler zu wenden. Es kommt immer auf den Standort an. Sie finden aber in der Nähe der Großstädte passende Immobilienmakler, z. B. Immobilienmakler Hamburg, Immobilienmakler München oder Immobilienmakler Dresden. Die einzelnen Teilbereiche sind für das gesamte Projektmanagement enorm wichtig, um alle Herausforderungen bewältigen zu können. Die Installationen von Heizungsanlagen, Gas, Wasser und Strom sowie Feuerschutz- und Lüftungseinrichtungen und IT-Netzwerke sind komplexer und aufwendiger. Neben der Planung müssen hier auch vor allem die Installation, die Instandhaltung, die Wartung oder die Modernisierung berücksichtigt werden. Das Gebäudemanagement ist also für verschiedene Bereiche zuständig, z. B. Austausch einer defekten Klimaanlage. Im Folgenden werden die einzelnen Teilbereiche und Gebäudemanagement Aufgaben näher erläutert. Im Gebäudemanagement gibt es für jede Immobilie ein eigenes Projekt. Das Projektmanagement spielt im Gebäudemanagement auch eine zentrale Rolle.

Teilbereiche des Gebäudemanagement

Das Gebäudemanagement besteht aus vier Teilbereichen. In diesem Abschnitt werden die Teilbereiche und die einzelnen Aufgaben näher erläutert.

• Flächenmanagement:

  Im Flächenmanagement wird versucht, den maximalen Nutzen für die Bewohner eines Gebäudes zu erzeugen. Die Planung der Nutzfläche des Gebäudes ist enorm wichtig. So kann die Fläche optimal eingeteilt werden. Natürlich müssen für die Nutzfläche immer die geltenden Gesetze, Auflagen und Vorschriften eingehalten werden. Der Werterhalt des Gebäudes ist für die strategische Planung auch enorm wichtig. Sie sollten immer die Art der Flächennutzung berücksichtigen. Büroflächen eignen sich nicht auf allen Stockwerken. Wenn Sie einen Serverraum planen, gibt es andere Vorschriften, die Sie berücksichtigen müssen. Im Flächenmanagement geht es darum, die Kundenanforderungen zu erfüllen.
  Beispiel:
  Ein Klient möchte eine Immobilie für 50 Arbeitsplätze im Büro, eine Firmenkantine und einen Serverraum nutzen. Im Flächenmanagement versuchen Sie dann, die Wünsche umzusetzen. Hierfür müssen die einzelnen Schritte genau geplant und umgesetzt werden. Im Flächenmanagement kümmern sich die Mitarbeiter um die Standortplanung. Im nächsten Schritt müssen die Nutzflächen genau geprüft werden. Die Nutzungsfläche muss zum Nutzungszweck passen.

• Technik:

  Im Bereich Technik oder auch technisches Gebäudemanagement geht es um die gesamte Haustechnik einer Immobilie. Neben der Bauplanung geht es im technischen Gebäudemanagement um die Installation, Montage, Wartung und Instandhaltung von technischen Systemen und Anlagen. In den meisten Fällen werden die Arbeiten an andere Unternehmen, Dienstleister und Partner outgesourct. Sie kümmern sich im technischen Gebäudemanagement hauptsächlich um die genaue Planung. Die Haustechnik von größeren Gebäuden kann sehr komplex sein. Die Betriebssicherheit im Gebäude ist das A und O. Außerdem müssen bei der Umsetzung immer gesetzliche Vorschriften und Auflagen erfüllt werden. In der Planungsphase müssen potenzielle technische Probleme berücksichtigt werden. Systemausfälle aufgrund einer schlechten Planung im Projektmanagement oder Gebäudemanagement darf in der heutigen Zeit nicht mehr passieren. Durch die Digitalisierung wird die IT-Infrastruktur auch immer wichtiger. IT-Netzwerke spielen im technischen Gebäudemanagement auch eine wichtige Rolle. Im Grunde genommen bezieht sich der Teilbereich Technik auf alle erforderlichen Maßnahmen, die für die IT-Systeme, die Haustechnik und die Anlagen und Geräte wichtig sind. Hierzu zählen vor allem die Instandsetzung und Instandhaltung, Modernisierungen, Sanierungsarbeiten, das Umweltmanagement, das Energiemanagement, regelmäßige Kontrollen und mögliche Erweiterungen. Mitarbeiter im technischen Gebäudemanagement führen auch regelmäßige Analysen durch, um potenzielle Mängel oder Probleme schnell aufdecken zu können. Modernisierungsarbeiten können auch eine wichtige Rolle spielen, wenn gesetzliche Auflagen oder Vorschriften geändert wurden. Nachhaltigkeit und Umwelt sind auch enorm wichtig in der aktuellen Zeit. Im Technik-Bereich wird immer versucht, den Energieverbrauch, Emissionen, schädliche Stoffe oder Anfälle niedrig zu halten, um die Umwelt so wenig wie möglich zu belasten. Alle Werte müssen detailliert und präzise dokumentiert und protokolliert werden.

  Durch die fortschreitende Technik und die Digitalisierung werden viele IT-Prozesse und Abläufe immer komplexer. Manche Aufgabenbereiche in der Kommunikations- und Informationstechnik werden von der IT eines Unternehmens gesondert übernommen, da Fachwissen und Know-How für die Tätigkeiten notwendig ist.

• Kaufmännisches Gebäudemanagement:

  Der kaufmännische Bereich im Gebäudemanagement ist sehr wichtig für die finanzielle Planung und Durchführung der einzelnen Maßnahmen. Neben den genauen Kosten für eine Gebäude wird auch bestimmt, ob sich Investitionen lohnen. Know How und Fachwissen sind in diesem Bereich essentiell wichtig. Schlechte strategische Entscheidungen können große Verluste bedeuten. Hierbei ist es unabhängig, ob Ihnen das Gebäude gehört oder Sie es angemietet haben. Jede Entscheidung im kaufmännischen Gebäudemanagement hat direkte Auswirkungen auf das Betriebsergebnis. Für Unternehmen stellt sich in erster Linie die Frage, welche Entscheidung für den erarbeiteten Plan sinnvoll sind. Die aktuelle Situation am Markt sollte immer berücksichtigt werden. Zu den wichtigsten Aufgaben im kaufmännischen Gebäudemanagement sind planende und verwaltende Aufgaben in der Buchhaltung, die Verwaltung aller anfallenden Verträge, die detailliert Überwachung und Kontrolle der anfallenden Betriebskosten, die Mietverwaltung oder die strategische Planung für zukünftige Investitionen. In allen Bereichen des Gebäudemanagement müssen Investitionen getätigt werden und es fallen verschiedene Kosten an, besonders in den Bereichen Infrastruktur und Technik. Im kaufmännischen Gebäudemanagement werden Handelspartner und externe Dienstleister ausgewählt und Verträge ausgehandelt. Die Mitarbeiter im kaufmännischen Bereich kümmern sich auch um die Beschaffung von Infrastruktureinrichtungen, Anlagen, Räumen und Gebäuden. Rechnungen werden überwiesen, gebucht und regelmäßig geprüft. Sehr wichtig für den kaufmännischen Bereich sind auch Versicherungen für das Gebäude, z. B. Inhaltsversicherung, Haftpflichtversicherung oder Glasversicherung.

• Infrastruktur:

  Für ein funktionierendes Gebäudemanagement sollte auch immer die Infrastruktur berücksichtigt werden. Der Nutzer hat bestimmte Voraussetzungen und Anforderungen, die erfüllt sein müssen. Im Bereich Infrastruktur kümmern sich die Mitarbeiter um die Reinigungsunternehmen, Hausmeisterservice, Gartendienst, Abfallentsorgung, Post, Objektsicherheit und viele weitere Dienstleistungen. Es wird versucht, externe Dienstleister und Partner zu finden, die die verschiedenen Aufgabenbereiche übernehmen. Auch im Bereich Infrastruktur ist eine genau Planung und Aufstellung der Kosten notwendig. Bei der Vertragsgestaltung orientieren sich die Mitarbeiter immer am Budgetplan, der im kaufmännischen Bereich konzipiert wurde. Die einzelnen Dienstleistungen sind für eine optimale Nutzung des Gebäudes unerlässlich. Weitere Aufgaben im Infrastruktur Bereich des Gebäudemanagement sind auch die Verwaltung des Fuhrparks, die Pflege aller Grün- und Außenanlagen, die Durchführung des Winterdienstes, die Verwaltung der Zugangssysteme oder Schlüssel, die Planung und Organisation von Umzügen, die allgemeine Gebäudereinigung inklusive Straßen, Auffahrten und Wege und die Verwaltung der Parkplätze. Es ist sinnvoll, einige Tätigkeiten an externe Dienstleister auszulagern. Die Gebäudereinigung oder die Pflege der Grün- und Außenanlagen wird von Reinigungsunternehmen oder Unternehmen für Gartenpflege durchgeführt. Unternehmen können für die Verwaltung des Fuhrparks auch ein externes Unternehmen beauftragen. Die Koordinierung und Planung der einzelnen Arbeitsschritte ist sehr wichtig und wird vom Bereich Infrastruktur im Gebäudemanagement übernommen.

Fazit

Auch wenn das Gebäudemanagement ein Teilbereich des Facility Management ist, kann es sehr komplex und anspruchsvoll sein. Für größere Gebäude müssen mehr Auflagen und Tätigkeiten berücksichtigt werden. Aus diesem Grund wird das Gebäudemanagement auch in vier Bereiche aufgeteilt. Die Gebäudemanagement Aufgaben sind vielfältig. Planung, Organisation und Koordination sind daher enorm wichtig, damit das Gebäudemanagement erfolgreich ist.