Projekte und gutes Project Management – was macht sie zu einer solchen Herausforderung? Das liegt vor allem daran, dass Projekte einen Sonderstatus einnehmen. Im Gegensatz zur üblichen Geschäftsroutine, sind sie zeitlich begrenzt und verfolgen ein definiertes Ziel. Oft werden sie ins Leben gerufen, wenn eine besondere Situation auftritt oder ein Problem gelöst werden muss. Derartige Vorhaben sind etwas komplexer, da sie sich den fest etablierten Prozessen im Unternehmen entziehen. Prozessen, die über lange Jahre optimiert wurden und mit Six Sigma, Kanban oder Kaizen Methoden geprüft sind.
Gerade weil gutes Project Management eine solche Herausforderung ist, sucht das Management Leute für solche Jobs aus, die sich über Jahre bewährt haben und deren Verlässlichkeit unbestritten ist. Zudem gibt es noch die Branche des Event Management. Diese Tätigkeit besteht im Prinzip permanent daraus Projekte zu managen. Auch hier kommen Mitarbeiter zum Einsatz, die ein Talent dafür haben. Ein Talent dafür Zeitpläne, Budgets und operative Tätigkeiten parallel im Auge zu behalten.
Aus den Erfahrungen solcher Mitarbeiter sind in den letzten Jahren zahlreiche Tricks zum Thema Project und Planning hervorgegangen. Es wurden Bücher geschrieben, Software Produkte erstellt und Apps programmiert. Wir versuchen nun das Beste aus allen Welten hier zu vereinen und zeigen, wie der Planning Prozess üblicherweise abläuft.
Project Management – die Grundlagen
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Klassisches Project Management oder Event Management beginnt damit, dass ein Ziel aufgestellt wird. Wir möchten erreichen…:
- Mehr Menschen unsere Produkte kennen
- Unsere Produktionskosten niedriger werden
- Eine Feier für unsere Kunden organisiert wird
- Einen gelungenen Messeauftritt hinlegen
Um die Ergebnisse einer solchen Aktivität zu überwachen, werden zu den Zielen klare Kennzahlen aufgestellt, mit denen sich der Erfolg belegen lässt:
- Der Bekanntheitsgrad steigt um 2%
- Die Herstellungskosten werden um 5% geringer
- Mehrere Kunden verlängern ihre Verträge um 2 Jahre
- Auf der Messe wird ein Auftragseingang von 2 Millionen Euro generiert
Um diese Ziele zu erreichen, wird ein Budget aufgestellt. Diese Budgets werden passend zu den Zielen eingerichtet und sollten in Summe so gewählt werden, dass das Projekt mehr Nutzen als Kosten stiftet.
- Ausgaben für Werbung amortisieren sich durch mehr Umsatz
- Investitionen in neue Maschinen rechnen sich binnen 2 Jahren
- Neue Verträge bringen deutlich mehr Umsatz als die Kosten für das Event
- Die Kosten für den Messauftritt liegen weit unter dem Gewinn durch neue Auftragseingänge
Gute Project Manager (m/w/d) oder gute Event Planner (m/w/d) bewegen sich in diesem Rahmen wie Fische im Wasser. Sie haben ein Auge auf die Organisation, die Zeitpläne und achten darauf, dass das Budget eingehalten wird.
Project Management und Event Planning – Ablauf und Tools
Die Zuteilung eines Budgets erfolgt bei solchen Angelegenheiten nicht per Zufall. Man macht sich vorher Gedanken machen, welche Materialien, Dienstleistungen und welche Arbeitszeit nötig sein wird, um die Erfordernisse zu bewältigen. Hierfür werden Listen erstellt mit absehbaren Angaben:
- Wie viele Anzeigen müssen geschaltet werden?
- Was kosten diese Werbeanzeigen und wo sollen sie platziert werden?
- Welche Maschinen werden benötigt, um die Produktivität zu verbessern?
- Welche Umbauten an Gebäuden in der Fabrik müssen dafür stattfinden?
- Wo wird das Event für unsere(n) Kunden stattfinden?
- Welche Highlights werden hierbei gesetzt?
- Wie viele Faltzelte, Tische und Stühle usw. werden auf der Messe benötigt?
- Welche Werbemittel sollen auf der Messe präsentiert werden?
Solche Angaben werden dann in einer Art Inventar Liste verzeichnet. Natürlich mit ihren Kosten. Hierzu eignet sich grundsätzlich Excel sehr gut. Es ist im Management von Projekten und im Event Planing eines der häufigsten Tools. Dennoch nennen wir hier noch einige andere:
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- Kissflow Project
- Trello
- Asana
- Zoho Projects
- Wrike
- Monday.com
- Proofhub
- Clarizen – manage projects
- Smartsheet
- Todoist
- Lean Milestones
- Agantty
- Merlin Project
- Project Planning Pro
- Zenkit Projects
- Projects Radar 2
- Archipad
Diese Liste ließe sich noch ewig fortsetzen. In Zeiten, wo Programmierer mit Apps reich werden können, haben sich im Web hunderte von Planning, Task Management und Event Planning Software Lösungen etabliert. Manche sind als Browser-Lösung in der Cloud verfügbar, andere zum lokalen Download oder als App. Häufig gibt es Mischformen, wo man sowohl per Desktop als auch per App mit den Tools arbeiten kann.
Das Funktionsprinzip ist grundsätzlich immer ähnlich. Wie bereits beschrieben, werden in erster Linie die Anforderungen hinsichtlich der Kosten eingetragen. Materielle Anschaffungen, Dienstleistungen und Arbeitszeit. Sie alle lassen sich mit Werten hinterlegen. So erkennt der Nutzer sofort, ob es realistisch ist die Ziele zu erreichen oder nicht.
Task Management
Nachdem die notwendigen Beschaffungen verzeichnet sind, geht es um das Task Management. Mit Task Management ist die Verteilung der Aufgaben gemeint. Es wird verzeichnet, wer was erledigen muss, damit das Project am Ende ein Erfolg wird und die Ziele erreicht werden.
Hierbei ist es wichtig, dass nicht nur alle Aufgaben in der Task List aufgezeichnet sind. Sie alle müssen zudem terminiert werden. Es wird eingetragen, wie lange sie dauern und bis wann sie erledigt sein müssen, damit der Zeitplan gehalten werden kann. Manchmal kommt es zu Abhängigkeiten zwischen einzelnen Tasks. Im Event Management passiert das permanent. Solche Abhängigkeiten zeichnen sich dadurch aus, dass eine Aufgabe nur dann erledigt werden kann, wenn die andere schon abgeschlossen ist. Ein Beispiel: Auf der Messe muss der Stand aufgebaut sein, damit die Leute vom Marketing anfangen können die Logos und Fahnen in den Farben der Corporate Identity aufzuhängen. Anders herum geht nicht.
Solche Wenn-Dann Kombinationen sind die wahre Herausforderung eines Event Planners oder Project Management Mitarbeiters. Hier heißt es sorgfältig sein. In den Software Tools können solche Themen gesondert gekennzeichnet werden. Das ganze sieht dann aus wie ein Flussdiagramm, wo sich vom Hauptfluss kleine Nebenflüsse abzweigen, die parallel mit anderen verlaufen.
Budget Management
Planung und Realität sind immer zwei verschiedene Welten. Im Event Planning ist das nichts Ungewöhnliches. Daher gilt es permanent zu prüfen, ob die Kosten im Rahmen bleiben. Wenn sich Projekte über längere Zeit hinziehen, laufen ab dem ersten Tag Kosten auf. Hierfür ist es wichtig, dass eingehende Rechnungen in der Buchhaltung mit einer besonderen Kontierung dem Projekt zugewiesen werden. Zudem schreiben Mitarbeiter ihre Stunden auf diese Kennzeichnung. So erhält das Projektmanagement eine Realtime Übersicht über die laufenden Kosten.
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Es ist empfehlenswert dort immer wieder hineinzusehen. Zum einen deshalb, weil sich manchmal ungeplante Aufwendungen ergeben. Sollten diese in einem zu hohen Rahmen sein, muss von Anfang an gegengesteuert werden. Manchmal passiert es aber auch, das intern in der Firma Buchungen falsch laufen. Ein Mitarbeiter macht einen Fehler und schreibt die Stunden falsch auf. In der Buchhaltung führt ein Zahlendreher dazu, dass Materialien auf dem falschen Projekt landen usw. Das muss dann korrigiert werden.
Fazit
Project Management und Event Planning sind eine Kunst. Sie erfordern hohe Flexibilität in der Denke und im Handeln. Insbesondere deshalb, weil es sich nicht um Routineaufgaben handelt, sondern um Jobs, die außerhalb der Regel fallen.
Wichtig ist insbesondere die Fähigkeiten mögliche Verzögerungen im Zeitplan schon zu erkennen. Möglich wird das dadurch, dass die Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Tätigkeiten kenntlich gemacht werden. Wer diese Kunst beherrscht, der wird jedes Projekt zum Erfolg führen – mit oder ohne Software.