Wer sich professionell mit der Organisation von Partys beschäftigen will, sollte sich darüber im Klaren sein, dass die Arbeit viel Engagement und Mühe erfordert. Das gilt sowohl für die Planung von privaten als auch von Firmenfeiern. Es mag den Anschein haben, dass es in Ihrem Beruf nur darum geht, große Veranstaltungen zu organisieren, aber in Wirklichkeit müssen Sie sich auf Details wie den Rahmen oder den Zweck der Party konzentrieren und darauf, ob dieser erreicht wurde. Und die eigentliche Arbeit des Partyveranstalters liegt genau in den Details, die zum Erfolg des Events führen.
Partyveranstaltung beginnt mit der Partyplanung
Eventmanager stellen ein Programm zusammen, das dem Zweck des Events entspricht. Sie arbeiten oft lange und außerplanmäßig, um alle Details zu planen und auszuführen, die mit verschiedenen Partyformaten verbunden sind, sei es für Unternehmen oder Privatpersonen. Aus diesem Grund werden Partyplaner oft auch als Eventmanager bezeichnet. Sie müssen sich um alles kümmern, von der Auswahl des Saals, der Location der Veranstaltung, der Liste der Gäste, der Verpflegung nach den Wünschen des Kunden, der Dekoration des Saals, der Auswahl der Musik und anderer Entertainment-Effekte bis hin zur Unterhaltung der Gäste, wozu die Verlosung von Tombolas, die Organisation von Unterhaltungsspielen oder die Verteilung von Geschenken gehören.
Welche Fähigkeiten sollte ein Partyplaner haben?
Ein Muss für einen guten Veranstaltungsorganisator ist die Fähigkeit, mündlich und schriftlich zu kommunizieren. Sie werden viele Telefonate führen, mit vielen verschiedenen Personen zusammentreffen, E-Mails verschicken, Texte für Einladungen verfassen und andere schriftliche und mündliche Mitteilungen machen. Außerdem müssen Sie in der Lage sein, Ihre Zeit perfekt zu organisieren und einzuteilen. Jede einzelne Party muss gut geplant sein – vom Anfang bis zum Ende der Veranstaltung.
Einerseits müssen Sie unabhängig sein, andererseits müssen Sie aber auch teamfähig sein. Denn damit eine Party erfolgreich ist, sind viele Menschen aus verschiedenen Branchen an der Organisation der verschiedenen Phasen beteiligt. Der DJ, der Dekorateur, der Caterer, der Tontechniker und die Kellner sind alle wichtig. Im Einzelnen müssen Sie Marketing und Öffentlichkeitsarbeit beherrschen.
Wenn Sie beispielsweise eine Party in Bielefeld organisieren, müssen Sie sich an ein gutes Restaurant wenden, das das Catering in Bielefeld liefert. Oder wenn Sie ein Event in Celle organisieren wollen, müssen Sie sich an einen seriösen Floristen in Celle wenden. Zu den notwendigen Kenntnissen für erfolgreiche Partyveranstalter gehören auch:
- Wahl des Standorts und des Veranstaltungsorts
- Verpflegung
- Unterhaltung
- Geschenke
- Transport
- Unterkunft der Gäste
Diejenigen unter Ihnen, die eine Karriere in der Veranstaltungsplanung anstreben, kommen oft aus unterschiedlichen Berufen und mit unterschiedlichem akademischem Hintergrund. Viele Arbeitgeber bevorzugen einen Bachelor-Abschluss in Hospitality Management, Public Relations, Marketing oder Kommunikation. Viele erfolgreiche Planerinnen und Planer beginnen ihre Laufbahn jedoch in anderen Berufen oder steigen über eine Vielzahl anderer Tätigkeiten und Positionen ein, die mit der Planung von Veranstaltungen verbunden sind.
Kinderfeste – eine Herausforderung für jeden Partyveranstalter
Der Geburtstag ist nur ein Tag von 365 Tagen im Jahr, und für Kinder ist er der einzige Tag, der ihnen ganz gehört. Deshalb geht es um etwas ganz Besonderes: Der Geburtstag ist der Tag, an dem Eltern und Kinder zusammenkommen und ihre Freude daran teilen. Es ist nicht nur irgendein Feiertag! Deshalb sollte der Partyveranstalter ihm seine besondere Aufmerksamkeit widmen. Ziel ist es, ein wunderbares Gefühl des Feierns zu schaffen, eine fröhliche und bedeutungsvolle Geburtstagsfeier zu veranstalten, die in den Köpfen der Kinder lebendige und unvergessliche Erinnerungen hinterlassen wird.
Programmplanung
Der Organisator des Kinderfestes kümmert sich um die Planung, Organisation und all die kleinen Details, die es den Eltern so einfach wie möglich machen und das Kinderfest einzigartig machen. Unabhängig vom Budget muss sich der Partyveranstalter um alles kümmern – vom Anfang bis zum Ende des Festes. In einer speziell eingerichteten Kinderecke werden den Kindern verschiedene Spiele, Gewinnspiele und Unterhaltung geboten.
Ein Clown oder ein Zauberer kann eingeladen werden, um die Aufmerksamkeit der Kinder zu wecken und ihnen eine Menge Spaß zu bereiten. In der angrenzenden Café-Ecke sind die Eltern eingeladen, miteinander zu plaudern und süße Leckereien zu genießen. Es ist eine gute Idee, den Kinderbereich zu überwachen, damit die Eltern ihre Kinder jederzeit im Auge behalten können.
Für ältere Kinder kann eine Kinderdisco mit sorgfältig ausgewählten, zeitgemäßen Hits vorbereitet werden, die die Kinder auf die improvisierte Tanzfläche locken. Ein eigens eingeladener DJ wird für die festliche Atmosphäre sorgen.
Auch das Kindermenü ist ein sehr wichtiger Bestandteil der Kinderparty. Wenn Eltern die Geburtstagsparty ihres Kindes selbst organisieren, ist es sehr wahrscheinlich, dass sie nicht in der Lage sind, die Menge der zu bestellenden Speisen richtig einzuschätzen. Wenn sie wenig Essen bestellen, sieht es so aus, als würden sie knausern, und andererseits ist es auch nicht gut, große Mengen zu bestellen, weil das Essen dann übrig bleibt, und das ist Geld, das unnötig ausgegeben wird. Aber erfahrene Kinderparty-Planer wissen genau, wie viel Essen sie bestellen müssen, damit sowohl die Kinder als auch die Gäste satt werden und gleichzeitig die Tische gut gedeckt sind und alle zufrieden sind.
Einige Besonderheiten bei der Organisation von Betriebsfeiern
Der Weg zu einer exzellenten Firmenfeier ist mit Professionalität gepflastert – der des Partyveranstalters und seines Teams. Um eine großartige Firmenfeier zu veranstalten, muss der Organisator der Feier alle Details planen, bevor er sich an die Arbeit macht und die Feier durchführt.
Meistens ist das Jubiläum eines Unternehmens ein Anlass, ein Betriebsfest zu organisieren, bei dem alle Mitarbeiter zusammenkommen. Da dies für den Firmeninhaber arbeitsintensiv und zeitaufwendig ist, ist der Partyplaner die Person, die die Organisation und Durchführung der Party von Anfang bis Ende übernimmt, um ein unvergessliches Firmenfest zu schaffen.
Die Wahl der Rahmenbedingungen für eine Firmenfeier ist die erste und vielleicht schwierigste Aufgabe. Dazu gehören die Wahl des Umfangs, die Anzahl der Eingeladenen, das Veranstaltungsprogramm und das Catering. Für eine spezielle Beratung und Betreuung stehen erfahrene Corporate Party-Planer zur Verfügung.
Um das Fest zu einem schönen Erlebnis für die Mitarbeiter des Unternehmens und die Partygäste zu machen, bespricht der Veranstalter mit den Unternehmensleitern deren Anforderungen und Erwartungen an die Firmenfeier. Mit einer gelungenen Firmenfeier helfen die Organisatoren den Firmeninhabern, ihr Team zu mehr Zusammenhalt, mehr Kreativität und mehr Motivation zu bringen. Wenn Menschen in einem Team gute Beziehungen außerhalb der Arbeit haben, sind sie am Arbeitsplatz produktiver und nützlicher. Dies sind auch die wichtigsten Ziele, die sich professionelle Partyplaner setzen.
Es gibt nichts Verrückteres als Piratenpartys auf dem Meer
Wassergymnastik, unkonventionelle Darts, Tanzwettbewerbe, viele Lieder und Spiele sind nur einige der Attraktionen. Professionelle Organisatoren und Animateure kümmern sich um die Luxushotels-Gäste am Meer. Ein Hotel ist ein beliebter Ort für Familienurlaub und Teambuilding. Piraten- und Indianerpartys, Schatzsuchen, Comedy- und Tanzshows und eine Vielzahl von Spielen für Jung und Alt heißen die Besucher in vielen Hotels am Meer willkommen. Jedes Jahr nehmen immer mehr Menschen an den verschiedenen Spielen und Aktivitäten teil, die die Organisatoren des Festes zusammen mit den Animateuren veranstalten. Natürlich gibt es auch Hotelgäste, die sich einfach nur entspannen und erholen wollen – die Partyveranstalter wissen das und respektieren ihre Wünsche.
Für Wassersportler werden tagsüber verschiedene entspannende und lustige Aktivitäten wie Darts und Shulbeck oder Volleyball und Wassergymnastik organisiert. Für die jüngeren Gäste der Hotels organisieren professionelle Animateure Thementage wie Piraten oder Indianer. Dort lernen sich die Kinder gegenseitig kennen, arbeiten zusammen und schließen Freundschaften. Sie suchen sogar nach Schätzen, jagen nach Dieben oder machen Jagd auf Piratenschiffe. Abends werden Kinderdiscos organisiert, bei denen Animateure den Kindern Lieder und verschiedene Choreographien beibringen. Besonders attraktiv für die Touristen sind die Tanz- und Comedy-Shows, bei denen sie selbst gegeneinander antreten.
Hinter den Kulissen all dieses Sommervergnügens stehen professionelle Partyplaner, die mit ihrer Professionalität und ihren fundierten Kenntnissen in den Bereichen Marketing, Budgetverwaltung, hervorragendes Verhandlungsgeschick und Personalmanagement jedes Fest zu einem einzigartigen Erlebnis für die Teilnehmer machen.