Wie Sie Inkasso-Projekte richtig planen und durchführen

Firmen stehen oft vor der Aufgabe andere Geschäftsleute zu bezahlen. Und zwar unabhängig von der Größe des Unternehmens oder von der Branche. Im B2B Bereich werden täglich Milliarden bewegt. Falls die andere Partei jedoch nicht zahlen will, ist es oft eine notwendige Maßnahme, die Forderungen bei Gerichten einzuklagen. Doch nicht jeder hat dafür die Zeit und die Ressourcen. Vor allem dann, wenn die andere Seite mächtiger und reicher ist.

Aus diesem Grund werden immer wieder Inkasso Firmen eingeschaltet. Sie sollen dabei helfen ausstehende Schulden hereinzuholen. Doch diese Methode birgt auch Fallstricke. Daher zeigen wir auf, wie Sie in dieser Gelegenheit clever vorgehen.

Was ist ein Inkassoservice?

Ein Inkassoservice ist ein Unternehmen, das es sich zur Aufgabe gemacht hat, Kunden zu helfen an ihr Geld für unbezahlte Rechnungen zu gelangen. Solche Situationen entstehen dann, wenn eine Firma eine Leistung erbringt, eine Rechnung stellt und diese dann nicht beglichen wird. Dafür kann es unterschiedlichste Gründe geben.

Inkassofirmen haben sich darauf spezialisiert ihre Mandanten in solchen Fällen über die gesamte Dauer der Beziehung mit dem Schuldner zu begleiten. Der Inkassoservice kümmert sich über die Beantragung der Gerichtsvollzieherpflicht, über den Schuldner-Betreuer-Einsatz, über die Teilnahme an Mahnverfahren usw. Zudem noch die Forderungsbearbeitung, sowie die Wiederherstellung der finanziellen Situation. Also der Zahlungsabwicklung.

Worauf sollten Sie beim Inkassoservice achten?

Wenn Sie Probleme mit ausstehenden Zahlungen haben, können Sie sich an einen Inkassodienst wenden. Sie sollten davor jedoch darauf achten, dass das Ergebnis wirklich nützlich für Sie ist und nicht zum Pyrrhussieg wird. Ein Inkasso-Dienst kann zum Beispiel gerichtliche Maßnahmen ergreifen, um einen Schuldner zu zwingen den Zahlungsverpflichtungen nachzukommen. Doch das kann manchmal mehr schaden als nutzen – wie Sie später noch sehen werden.

Wenn Sie einen Inkassodienst beauftragen, sollten Sie über folgende Punkte nachdenken: Kosten, Auswirkungen und das Ausmaß, welches die Angelegenheit annehmen könnte. Ein solcher Service ist keine Garantie dafür, dass der Schuldner sofort einknickt und das Geld herausrückt, welches er oder sie Ihnen schuldet. Die Experten vom Inkasso Hannover weisen darauf hin, dass es auch hier zu langen, juristischen Auseinandersetzungen kommen kann. Das wird sicher nicht billig.

Ihr gewählter Service sollte im Idealfall in Ihrer Nähe sein, damit Sie Zeit sparen bei der regelmäßigen Kommunikation. Ein lokaler Anbieter wird in der Lage sein, Ihnen neben Telefon, Chat, E-Mail auch im direkten Kontakt zu helfen.

Warum Inkasso Projekte gut geplant sein müssen

Der Grund, warum manche Kunden nicht zahlen, liegt nicht immer daran, dass sie kein Geld haben. Manchmal ist einfach nur ein Fehler passiert. Muss man da gleich mit Inkasso drohen?

Oder, der Kunde hat ein Problem mit der Leistungserbringung und beanstandet bestimmte Punkte. Ob diese berechtigt sind oder nicht, das ist die große Frage. Wenn Sie als Lieferant dabei mitwirken diese Probleme zu lösen, dann würden Sie wohl doch noch an Ihr Geld kommen. Doch leider fühlen sich manche Verkäufer ungerecht behandelt und denken es ist ein guter Schachzug lieber Druck zu machen. Nach dem Motto: Ich habe geleistet und lasse mich so nicht behandeln. Dann kann es sein, dass Sie die Zahlung Ihrer Rechnung mit Hilfe der Inkasso-Firma tatsächlich durchbekommen. Allerdings wird dann der Kunde wohl eine Bestell-Sperre über Sie verhängen. Bei Konzernen und Großunternehmen ist das so üblich. Es wird eine Markierung in der ERP Software des Einkaufs beim Lieferanten eingetragen. Damit wird sichergestellt, dass die Firma und auch alle Tochterfirmen, niemals wieder bei Ihnen eine Order abgeben. Selbst dann nicht, wenn Sie der beste und billigste Anbieter der Welt zugleich sind.

Achten Sie daher unbedingt auf diese Punkte:

Nutzen Sie einen Inkasso Service nur dann, wenn Sie sicher sind, dass mit den Kunden wohl ohnehin keine Geschäfte mehr möglich sein werden.

Schalten Sie einen solchen Anbieter erst ein, wenn alle Probleme bei der Leistungserbringung geklärt sind. Gut nachweisbar ist das bei Lieferungen von Handelsgütern. So in etwas: der Kunde hat 10 Tonnen Kies bestellt. Sie haben nachweislich 10 Tonnen Kies geliefert. Es liegt keine schriftliche Beschwerde gegen die Lieferung vor. Dann ist alles eindeutig. Da kann niemand mehr vor Gericht behaupten, dass die Zahlung aufgrund eines Mangels nicht erfolgt ist.

Stellen Sie sicher, dass Sie den Inkasso Service bezahlen können. Lassen Sie sich die Kosten ganz genau vorrechnen. Vor allem auch für den Fall, dass die Gegenseite sämtliche juristischen Mittel nutzen wird, um die Zahlung zu verweigern.

Wie kann man Zahlungsausfälle sonst noch verhindern?

Wer zum Arzt geht, der hört immer, dass Vorbeugung die beste Medizin ist. Diese Medizin ist auch in der Wirtschaft ein wirksames Gegengift für Zahlungsausfälle. Anstatt sich darauf zu verlassen, dass ein Inkasso Anbieter Ihnen stets zu Ihrem Recht verhelfen wird, wäre es manchmal besser die Weichen so zu stellen, dass es gar nicht erst so weit kommen kann. Dazu gibt es die eine oder andere Option.

Auskunftsdateien zum Zahlungsverhalten nutzen

Im Bereich B2C gibt es in Deutschland die SCHUFA. Es handelt sich dabei um einen Anbieter, der Daten sammelt über die Zahlungsmoral einzelner Bürger. Zahlreiche Institute aggregieren dort ihre Informationen. So können Sie schon beim Kauf verhindern, dass klassische Zechpreller gar nicht erst Bestellungen aufgeben können.

Im gewerblichen Bereich gibt es ebenfalls so einige Datenbanken. Hier ist zum Beispiel die Creditreform ein bekannter Spieler. Deren Datenbank funktioniert so ähnlich. Auch dort wird verzeichnet, wer rechtzeitig, ständig zu spät oder gar nicht bezahlt. Beziehungsweise finden sich dort Firmen, die von der Insolvenz bedroht sind. In solchen Fällen nur gegen Vorkasse arbeiten!

Nicht alles auf eine Karte setzen

Gehen Sie nie Deals oder Verträge ein, die Sie in die Pleite stürzen könnten. Auch nicht dann, wenn es sich um einen Kunden mit gutem Ruf handelt und die Firma mit riesigen Umsätzen winkt.

Es ist ein häufiger Trick der Konzerne mit solchen Aufträgen zu winken. Die Lieferanten gehen in Vorleistung und stehen am Rande der Existenz. Plötzlich fängt der Einkauf an angebliche Mängel anzuführen und weigert sich zu bezahlen. Viele geben in einer solchen Situation jeglicher Beschwerde nach, weil sie sonst pleite gehen. Auf diesem Wege pressen die Großunternehmen den Subunternehmern immer wieder ein paar Prozent Rabatt aus den Rippen.

Anderer Fall: Sie beliefern ein Unternehmen, welches dann pleite geht. Dann sind Sie auch am Ende.

Merke: Agieren Sie mit Ihren Geschäften vorsichtig. Nehmen keine Großaufträge an, bei denen das Risiko besteht, dass im Falle von Problemen Ihre Existenz zerstört wird.

Factoring

Die einfachste und schnellste Lösung bietet Factoring. Sie verkaufen etwas. Und die Rechnung dafür reichen sie sofort an die Factoring Gesellschaft weiter. Sie bekommen Ihr Geld mit einem Abzug von ein paar Prozent uns sind fein raus. Die Factoring Gesellschaft wird sich dann um das Eintreiben der Zahlung kümmern.

Diese Methode ist absolut einfach und ermöglicht es Ihnen sofort Liquidität zu erzeugen. Also quasi in Echtzeit mit dem Umsatz das Geld zu bekommen. Allerdings verlieren Sie hierbei einige Prozent Marge. In manchen Branchen sind 1%-7% vom Umsatz nur Peanuts. Da akzeptiert man den Abzug für das schnelle Geld herzlich gerne. Doch in anderen Märkten würde es die Rendite einer Firma komplett zerstören. Je nach Situation und Umsatz-Gewinnrate Ihrer Unternehmung, macht diese Methode mal mehr mal weniger Sinn.