Wie Sie die richtige Projekt-Software für Immobilienmakler finden

Jeder Job, jede Industrie und jedes Unternehmen hat seine ganz besonderen Eigenheiten hinsichtlich der internen Abläufe. Beim Eisverkäufer laufen anderen Prozesse im Hintergrund als beim Friseur oder dem Baumaschinenhersteller. Aus diesem Grund nutzen all diese Unternehmen Software und ERP Programme, die speziell für ihre Zwecke zugeschnitten sind. Allerdings kann man nicht jeder Firma im Land individuell eine Betriebssoftware erstellen. Das wäre nicht nur teuer, sondern auch ineffizient. Denn innerhalb einer Branche wiederum ähneln sich die Abläufe. Immobilienmakler zum Beispiel arbeiten sehr ähnlich. Warum? Weil der Verkauf oder die Vermietung einer Immobilie an einen Kunden bzw. eine Kundin ein Prozess ist, der schon vom Gesetz her zu einem relativ deutlich vorbestimmten Ablauf gesteuert wird.

Gleiches gilt für die Vermarktung von Immobilien. In der Regel erfolgt sie über ein privates Netzwerk von Freunden, Bekannten oder Partnern auf der einen Seite. Auf der anderen Seite werden Kampagnen in den Immobilien-Börsen im Web geschaltet. Meist könnte ein Makler von einer Agentur zur anderen wechseln, ohne wirklich einen Unterschied in der Arbeit zu bemerken. Sogar international würde das fast eins zu eins gelten. Der Immobilienmakler Basel hat lediglich mit etwas anderen Gesetzen umzugehen als der Makler in Wien oder der Makler in Berlin.

Nachdem Immobilienmakler also relativ ähnlich operieren, haben sich zahlreiche IT Unternehmen darauf spezialisiert professionelle Lösungen für sie in Sachen Software bereitzustellen. Damit wollen sie dafür sorgen, dass so viele Abläufe wie möglich automatisch geregelt werden und weniger manuelle Bearbeitung erforderlich wird.

Doch wie finden Immobilien Agenturen die richtige Software für sich? Wie kann man aus den vorhandenen Lösungen die optimale auswählen?

Software-Lösungen für die Immobilien Branche welche Vorteile bieten sie?

Gute Immobilien Software richtet sich immer darauf aus, dass die Agentur den Kunden glücklich macht. Dafür ist es erforderlich jede Handlung gegenüber dem Kunden mit einem fest vorgeschriebenem Ablauf hinterlegt wird. Anschließend soll er in der Software abgebildet werden, um automatisch gesteuert zu werden. Hier einige Beispiele:

• Ein Interessent meldet sich per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular. Im System wird der Kontakt hinterlegt und es sollte nun eine automatische Meldung an einen Mitarbeiter erfolgen, damit dieser Kunde schnellstmöglich zurückgerufen wird.
• Es kommt ein neues Angebot für ein Objekt herein. Die Erstellung der Annonce im Internet muss sofort per System angestoßen werden.
• Interessenten rufen an. Besichtigungstermine müssten nun erstellt und im System hinterlegt werden.
• Eine E-Mail Marketing Kampagne soll ehemalige Kunden dazu animieren den Makler erneut zu beauftragen.

Die Arbeit in der Agentur ist geprägt von derartigen Tätigkeiten. Wichtig ist, dass sie schnell und effizient durchgeführt werden. Und, dass keine Termine verpasst werden. Denn das wäre dann das Gegenteil von professionell arbeiten und die Zufriedenheit der Kunden wäre schnell dahin. Für Immobilienmakler ein Zustand, der die Existenz des Geschäfts bedrohen würde. Das darf natürlich sein.

Eine gute Software für die Immobilienbranche sorgt dafür, dass genau das nicht passiert. Sie wird von Hause aus so erstellt, dass es zu einer Stabilität in den alltäglichen Abläufen kommt. Stabilität bedeutet, dass keine Handlung verlorengeht, sondern im System lässt sich jederzeit nachschauen, wann welche Aktivitäten erfolgt sind und welche noch noch offen sind. Ist das gewährleistet, dann wird ein reibungsloser Ablauf sichergestellt. Dieser wiederum sorgt für schlanke Strukturen bei geringen Fixkosten.

Die richtige Projekt-Software Lösung für die Immobilienbranche finden

Wie findet man nun die richtige Makler-Software, um die Abläufe im Unternehmen auf dem neuesten Stand zu bringen? Eine perfekte Antwort gibt es dazu nicht. Denn trotz hoher Ähnlichkeiten zwischen den Agenturen, muss man sich die Feinheiten individuell ansehen. Wir geben jedoch einige Anregungen, die Sie im Hinterkopf behalten sollten.

Cloud-Lösung oder lokale Installation?

Aus der Vergangenheit war man Strukturen gewohnt, bei denen es im Keller einen Server gab. Software-Pakete wurden dort installiert. Die Clients saßen dann am Rechner und nutzten das interne LAN-Netzwerk, um die Daten hin und her zu transferieren. Das geht relativ schnell, doch erwachsen daraus Nachteile.

Zum einen der, dass jemand dieses Netzwerk betreuen muss. Ein IT-ler:in, der oder die dafür sorgt, dass alles funktioniert und keine Abstürze erfolgen. Und, dass keine Hacker ins System eindringen. Problem an der Sache ist nur, dass das ganz schön teuer ist. Vor allem deshalb, weil IT-Fachkräfte mittlerweile schwer zu finden und kaum zu bezahlen sind.

Ein weiteres Problem war die Frage, wie Mitarbeiter aus dem Home-Office arbeiten sollten? Wer von außen ins Netzwerk wollte, der brauchte dafür eine spezielle Leitung und zahlreiche Sicherheitsvorkehrungen. Problem jedoch war immer, das es Hackern leicht fällt den DSL Router zu manipulieren und auf diesem Wege alle wichtigen Daten oder Passwörter abzufangen.

Daher hat sich in den letzten Jahren der Trend zur Cloud entwickelt. So können Mitarbeiter:innen unabhängig vom Aufenthaltsort ihrer Arbeit nachgehen, während das Risiko von Eindringlingen minimal bleibt. Das geht sogar mit mobilen Endgeräten und speziellen Applikationen.

Je nach Ausstattung mit Personal und Ressourcen ist die eine oder andere Lösung besser. Wobei man sagen muss, dass die Cloud für kleine Firmen vorteilhafter ist. Sie ist sicher, stabil und befreit von der Notwendigkeit einer eigenen IT Abteilung. Ihr einziger Nachteil ist, das große Datenmengen längere Ladezeiten erfordern. In der Maklerbranche eher unüblich.

Export Schnittstelle zur ERP Software

In jedem Unternehmen gibt es irgendeine Form von CRM-System. In der Regel beinhaltet solche CRM-Software die Buchhaltung. Häufig werden auch andere Bereich mit abgebildet, wie zum Beispiel Vertrieb und Einkauf.

Auf der anderen Seite gibt es die Prozesse, die dazu erforderlich sind, um das tägliche Geschäft abzuwickeln. Manchmal kommt es vor, dass die Integration von beiden von Vorteil wäre. Denn eine Marketing Kampagne besteht nicht nur daraus Werbemittel zu gestalten, Termine einzuhalten und den Erfolg zu messen. Gleichzeitig löst sie eine Menge von Materialbestellungen, Buchungen und die Bearbeitung von Rechnungen aus. Ideal wäre es, wenn eine Software beide Seiten der Medaille abwickeln kann. Sollte das nicht möglich sein, dann zumindest dafür sorgen, dass sich das Datenmaterial per Schnittstelle von einem System ins andere übertragen lässt, um die Konsistenz zu gewährleisten.

Anpassungsfähigkeit und Updates

Manche Programme sind so gestaltet, dass sie dem Kunden im Grunde eine bestimmte Prozesslandschaft aufzwingen. Das liegt daran, dass der Hersteller bestimmte Erfahrungswerte aus der Praxis gesammelt hat, was für die Immobilien Firmen effizient ist und was nicht. Der Vorteil: wenn Sie sich an die Software anpassen, dann holen Sie sich Strukturen in die Firma, die in der Praxis erprobt sind. Möglicherweise tragen sie dazu bei, dass Ihre Agentur noch besser wird in dem, was sie tut.

Leider hat die Sache einen Haken. Wenn Sie mehr machen möchten als der Durchschnitt. Wenn Sie ihre ganz eigene Art von Marketing und Kundenbetreuung usw. haben, dann ist die Software ungeeignet. In dem Fall wäre es besser eine Ausführung zu nutzen, die sich flexibel vom Nutzer konfigurieren lässt. Zum einen wie ein WYSIWYG Editor, wie er bei Webseiten üblich ist. Oder mit Hilfe von downloadbaren Plugins und Add-Ons – ähnlich wie bei WordPress Webseiten. Dann können Sie sich das Programm auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden. So retten Sie ihren Vorsprung mit hinüber in die firmeninterne IT.