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Das Sekretariat ist die Schaltzentrale eines Unternehmens, einer Institution oder einer Person des öffentlichen Lebens. Dort werden alle wichtigen Abläufe koordiniert und ein reibungsloser Ablauf gewährleistet. Die Aufgaben in einem Sekretariat umfassen alle Formen der Kommunikation, von Telefonaten, E-Mailverkehr über persönliche Gespräche und es kann die gesamte Palette des Büromanagements abgedeckt werden. Es werden

  • Termine vereinbart,
  • Anrufe angenommen,
  • Geschäftsreisen geplant,
  • Meetings und Veranstaltungen organisiert
  • und der Schriftverkehr verfasst und abgewickelt.

Das Sekretariat übernimmt viele Aufgaben, die rund um das Kerngeschäft anfallen. Oftmals wird auch die Buchhaltung im Sekretariat durch entsprechende Mitarbeiter erledigt. Auch der Internetauftritt oder Social Media werden meist vom Sekretariat aus koordiniert oder sogar erledigt.

Services eines mobilen Sekretariats

Das mobile Sekretariat übernimmt alle anfallenden Aufgaben selbständig, virtuell und ortsunabhängig. Es ist kein eingerichteter Arbeitsplatz vor Ort nötig, um einen reibungslosen Geschäftsablauf zu ermöglichen. Die einzigen Voraussetzungen sind stabiles Internet und die entsprechende Technik zur Ausführung der vereinbarten Arbeiten. Die professionelle Assistenz kann individuell und zeitlich flexibel eingesetzt werden. Von einfachen Büromanagement-Tätigkeiten über Buchhaltung bis hin zu Projekten ist alles möglich.

Bei der Datenerfassung, Formatierungsvorgängen und der Erstellung von Schulungsunterlagen kann der Sekretariatsservice ebenfalls eingesetzt werden. Auch im Urlaubs- oder Krankheitsfall und in Zeiten mit besonders hoher Auftragslage kann das mobile Sekretariat die internen Prozesse unterstützen und Unternehmen können einzelne Arbeitsbereiche oder ganze Projekte outsourcen. Unter den Anbietern des mobilen Sekretariats gibt es auch Dienstleister, die auf Wunsch alle oder einen Teil der anfallenden Tätigkeiten auch vor Ort erledigen. Das bietet maximale Flexibilität.

Kooperationen

Viele Assistenten bedienen verschiedene Sparten und so gibt es einen Ansprechpartner für unterschiedliche Aufgaben. Auftraggeber profitieren von der langjährigen Erfahrung und Kompetenz. Auch Kooperationen sind nicht selten, sodass eine ganzheitliche Unterstützung gewährleistet werden kann. Darunter fällt zum Beispiel das Projektmanagement, die Erstellung von Onlinekursen über einschlägige Plattformen oder die strategische Beratung. Auch grafische Unterstützung findet sich im Bereich des Sekretariatsservice immer häufiger wider. In den letzten Jahren wurde das mobile Sekretariat bereits um viele Tätigkeiten bereichert und es ist absehbar, dass künftig weitere Nischenbereiche dazukomme und die Bandbreite an Möglichkeiten ausgebaut wird.

Die Korrespondenz zwischen Auftraggeber und dem mobilen Sekretariatsservice erfolgt über E-Mailverkehr, Telefon oder über eine entsprechende Software, bei der auch Dokumente ausgetauscht und Projekte geplant werden können. Da mobile Assistenten für gewöhnlich selbständig tätig sind, bilden sie sich aus eigenem Interesse weiter, wovon der Auftraggeber profitiert. Die Kosten und Zeiten dieser Weiterbildungen gehen nicht zulasten des Unternehmers, wodurch ein beträchtlicher Kostenfaktor eingespart werden kann.

Telefonservice

Ein wichtiger Aspekt der täglichen Arbeitswelt ist die Telefonie. Diese ist trotz oder gerade wegen des Fortschritts in der Digitalisierung nicht mehr wegzudenken. Der Bereich Telefonie reicht von eingehenden Anrufen über Serviceanrufe und Terminplanung bis hin zur Kunden-Akquise. Der Telefondienst übernimmt auf Wunsch Bestellungen und leitet diese über die Firmensoftware an die entsprechenden Abteilungen zur weiteren Bearbeitung weiter.

Den Telefonservice können Sie, wie viele andere Tätigkeiten im Büromanagement auch, outsourcen und Ihren Kunden zu den gewünschten Zeiten telefonische Erreichbarkeit gewährleisten. Auch in Stoßzeiten kann eine zusätzliche Telefonie-Kraft entlasten. Denn eingehende Anrufe können viel Zeit und Energie kosten.

Kundengewinnung

Im Bereich der Kunden-Akquise gibt es verschiedene Möglichkeiten. Bei Bestandskunden können neue Produkte oder Produktverbesserungen vorgestellt werden. Und in der Neukunden-Akquise stehen viele Möglichkeiten zur Verfügung. Die telefonische Kontaktaufnahme mit Interessenten, die über Gewinnspiele oder Aktionen gewonnen wurden als auch die Telefonie im B2B-Bereich.

Heutzutage gibt es viele Anbieter von mobilen Telefonie-Lösungen, sodass alle gewünschten Aspekte ausgewählt werden können. Sei es die Wunschrufnummer oder der zeitliche Einsatzbereich. Der Sekretariatsservice meldet sich im Namen des Unternehmens und wird im Außenauftritt als Teil der Firma wahrgenommen. Durch den Einsatz eines Telefonservice wird Ihr Team entlastet und die Kundenzufriedenheit weiterhin gewährleistet. Auch in Urlaubszeiten ist dieser Service ein Gewinn für Unternehmen.

Terminverwaltung

Ein ebenfalls beliebter Bereich ist das Terminmanagement. Bis ein passender Termin vereinbart werden kann, sind oftmals einige Abstimmungen notwendig oder es müssen vorab noch entsprechende Informationen zur Verfügung gestellt werden. Im Büromanagement ist die Terminvereinbarung und -verwaltung ein fester Bestandteil, welcher sich gut outsourcen lässt. Auch hier gibt es entsprechende Software, damit dieser Bereich ortsunabhängig erledigt werden kann.

Der Vorteil eines mobilen Terminservice ist, dass dieser Zugriff auf den Kalender hat und die Termine in Echtzeit eingetragen werden können. So kommt es kaum bis gar nicht zu Überschneidungen und relevante Arbeitsprozesse laufen reibungslos. Auf den Online-Kalender kann man von verschiedenen Endgeräten, auch von unterwegs aus, zugreifen. Auf Wunsch lässt sich der Kalender so einrichten, dass eine E-Mail-Benachrichtigung bei einem neuen Eintrag erstellt wird.

Buchhaltung

In jedem Unternehmen und jeder Organisation ist die Buchhaltung ein zentrales Thema. Meist ist sie auch einer der Bereiche, die in den Hintergrund rückt und als lästig empfunden wird. Buchhalterische Tätigkeiten erfordern viel Organisation und Konzentration. Mitarbeiter, die diese erledigen, freuen sich größtenteils über eine reizarme Arbeitsumgebung. Da das je nach Firmenkonstrukt nur teilweise oder gar nicht gewährleistet werden kann, kann die Buchhaltung auch wunderbar ausgelagert werden. Ein Sekretariatsservice kann sich in Ruhe um diesen wichtigen Bereich kümmern und Ihr Unternehmen ist immer auf dem Laufenden.

Vorteile für Ihre Mitarbeiter, wenn Sie das Sekretariat auslagern

Das Sekretariat oder Teile davon auszulagern, hat viele Vorteile. Sie können dadurch Ihre Mitarbeiter entlasten und dadurch den Arbeitsfluss gewährleisten. Auch in Auftragsspitzen bleibt die Arbeit nicht mehr liegen. Das motiviert und entlastet die Mitarbeiter und fördert ein positives Arbeitsklima.

Einmalige Projekte und Zusatzaufgaben zu outsourcen, ist ebenfalls eine gute Idee. Denn die eigenen Mitarbeiter können sich weiterhin auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und haben keine zusätzliche Belastung durch neue Aufgaben. Bei komplexen Projekten haben die eigenen Mitarbeiter einen Ansprechpartner, der den Blick von außen hat und auch mal strategisch unterstützen kann. Bei komplexen Arbeitsbereichen ist die Abstimmung mit einem externen Dienstleister oft einfacher, da dieser das Firmenkonstrukt aus einem anderen Blickwinkel betrachtet. Das kann sich positiv auf das Arbeitsklima auswirken und für zufriedene Mitarbeiter sorgen.

Fazit

Das mobile Sekretariat hat für alle Beteiligten viele Vorteile. Überlastung und unerledigte Aufgaben können reduziert werden und die Mitarbeiter sind motivierter. In Auftragsspitzen oder Personalengpässen entlastet ein mobiler Büromanagement-Service das Unternehmen und es können somit zusätzliche Projekte abgewickelt werden.
Da die Dienstleister selbständig sind, entfallen Lohnnebenkosten und im Urlaubs- oder Krankheitsfall ist für Ersatz gesorgt. Auch benötigt ein mobiler Service keinen eingerichteten Arbeitsplatz, was weitere Kosten spart. Es werden nur die Kosten abgerechnet, in denen der Dienstleister auch tatsächlich tätig ist und es entstehen somit keine Leerlauf-Kosten.

Die mobilen Assistenten sind ortsunabhängig und je nach Standort auch zeitlich sehr anpassungsfähig. Daher können diese individuell und flexibel eingesetzt werden. Ob es sich um ganze Arbeitsbereiche oder nur Teile davon handelt, spielt für einen mobilen Dienstleister keine Rolle. Dieser übernimmt genau die Aufgaben, für den Sie den Service buchen.