Wie Sie Teamprojekte richtig planen und organisieren

Mit effektiver Vorbereitung zum Erfolg

Teamprojekte und Teamevents sind nicht nur eine gute Maßnahme, um bestimmte Produkte eines Betriebes voranzubringen. Sie halten ein Team auch zusammen und führen zu mehr Zufriedenheit der einzelnen Mitarbeiter – wenn sie so geplant werden, dass jeder Mitarbeiter in seinen Stärken berücksichtigt wird und das Projekt erfolgreich ist.
Die vorausschauende Planung ist also das A und O für den Erfolg, sowohl wirtschaftlich als auch sozial.
Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung können Sie sich Orientierung verschaffen, wie Sie die Planung eines erfolgreichen Projektes angehen.

Teamprojekte richtig planen – In 7 Schritten zum Erfolg

Jedes Projekt besteht aus fünf Phasen. In der ersten Phase befinden Sie sich bereits, wenn Sie diesen Artikel lesen: Sie starten das Projekt, indem Sie sich die ersten Gedanken dazu machen. Der zweite Schritt ist die Projektplanung mit ausgearbeiteten Plänen zu den Abläufen, dem Zeitumfang, den finanziellen Mitteln und der Aufgabenverteilung. Im dritten Schritt beginnen Sie mit der Durchführung des Projekts. Dazu gehört nicht nur die Ausführung der einzelnen Aufgaben, sondern auch die regelmäßige Kontrolle der Teilziele und der Einhaltung des Zeitplans. Im vierten Schritt beenden Sie das Projekt. Und im fünften und letzten Schritt schauen Sie, gegebenenfalls erst nach einem gewissen Zeitraum, wie erfolgreich das Projekt war, wo die Schwächen lagen und was beim nächsten Projekt verbessert werden könnte. Denn eines sollten Sie von Anfang berücksichtigen: Das perfekte Projekt gibt es nicht. Auch mit ausreichender Planung gibt es immer unvorhersehbare Schwierigkeiten, zum Beispiel Engpässe bei Lieferungen oder Krankheiten der Mitarbeiter. Doch mit einer effektiven Planung berücksichtigen Sie auch solche Faktoren von Anfang an und vermeiden schwerwiegende Komplikationen. Und so beginnen Sie mit der Planung Ihres neuen Projektes:

Schritt 1: Formulieren Sie das große Ziel

Jedes Vorhaben braucht ein Hauptziel, und das sollte als erstes festgelegt werden. Stellen Sie sich dafür die Frage:

Was will ich mit dem Projekt erreichen?
Soll zum Beispiel ein bestimmtes Produkt (besser) vermarktet werden?
Sollen innerbetriebliche Abläufe optimiert werden?
Soll die Zusammenarbeit der Mitarbeiter verbessert werden?
Oder braucht das Team ein Gemeinschaftsprojekt, um nach einer schwierigen Phase wieder zusammenzufinden?

Manche betrieblichen Vorhaben können auch zwei Hauptziele haben: ein wirtschaftliches Ziel und ein soziales etwa. Entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung ist, dass es im Vorfeld von Ihnen als Management bestimmt und schriftlich festgehalten wird.

Schritt 2: Formulieren Sie Teilziele

Nachdem Sie das „große Ziel“ der Unternehmung fixiert haben, geht es nun an die Planung der Details. Dazu sollten Teilziele formuliert werden. Stellen Sie sich die Frage:

Welche Schritte sind notwendig, damit wir das Hauptziel erreichen?
Dazu gehören Überlegungen wie: Welches Material wird benötigt?
Welche Kompetenzen sind erforderlich?
Müssen sich die Mitarbeiter in etwas Neues einarbeiten, oder ist das nötige Fachwissen vorhanden?
Werden neue Maschinen oder Arbeitsgeräte benötigt?
Ist eine Zusammenarbeit mit einer anderen Firma oder zum Beispiel einem Weiterbildungsinstitut notwendig?
Und wenn es so ist, welche/s wäre am besten geeignet?

All dies sollte berücksichtigt werden, wenn Sie die Teilziele festlegen.

Schritt 3: Verteilen Sie sachgemäß die Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Jedes Team besteht aus Personen, von denen jede ihre persönlichen Stärken hat. Diese sollten Sie als Projektmanagement in Hinblick auf das Vorhaben kennen oder ergründen. Denn wenn Sie die Mitarbeiter gezielt so einsetzen, dass jeder auf dem Feld arbeiten kann, in dem er am besten ist, dann haben Sie gleich zwei Vorteile: Sie sorgen dafür, dass das Vorhaben qualitativ hochwertig umgesetzt wird, und Sie motivieren Ihre Angestellten. Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind im Arbeitsalltag demotiviert, weil sie das Gefühl haben, als individuelle Person mit besonderen Fähigkeiten nicht wahrgenommen zu werden. Indem Sie den Kolleginnen und Kollegen gezielt Aufgaben nach ihrem Kompetenzbereich zuteilen, zeigen Sie damit: ‚Ich sehe, was Sie können, und schätze es sehr.‘ Das sorgt von Anfang an für eine positive Einstellung zum Projekt und für eine hohe Arbeitsbereitschaft.

Schritt 4: Zeit und Budget

Ein an den Gegebenheiten orientierter Zeitplan und eine auf Daten basierende finanzielle Planung stellen Ihr Projekt auf zwei weitere, grundlegende Säulen.

4 a: Erarbeiten Sie gemeinsam einen realistischen Zeitplan

Bei der Erstellung eines Zeitplans verlassen wir nun die Ebene der Projektplanung, die Sie als Leitung unter sich festlegen, und kommen auf die Ebene der Miteinbeziehung der Angestellten. Genau wie in der Politik sprechen wir auch im Management in diesem Fall von „Bottom-Up“-Arbeiten, also Arbeiten und Planungen, bei denen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bitten, sich aktiv zu beteiligen.
Gerade ein Zeitplan sollte in Teilschritten festgeschrieben werden, damit Zwischenergebnisse für Motivation und Erfolg sorgen können. Zeitpläne benötigen aber die „praktische Note“: Es nützt nichts, wenn die Projektleitung einen Rahmen von zwei Wochen für die Umsetzung eines Arbeitsschrittes vorgibt, wenn die Beschaffung des Materials allein schon mindestens zwei Wochen beansprucht. Um Verzögerungen und Pannen zu vermeiden, ist es daher empfehlenswert, mit den Fachkolleginnen und -kollegen Rücksprache zu halten, welche zeitlichen Vorgaben sie für realistisch halten.
Ein Zeitplan sollte sich an den Arbeitsschritten orientieren, aber nicht zu starr und detailliert sein. Planen Sie zeitliche Puffer für Schwierigkeiten, aber auch genügend Pausen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein. Bedenken Sie, dass Fehler meistens dann passieren, wenn es hektisch wird oder die Beteiligten einfach nur müde sind. Ein Zeitplan, der straff ist, so dass alle bei der Sache bleiben, der aber auch ermöglicht, dass keine Panik ausbricht, wenn etwas schiefläuft, ist ein solides Fundament für ein erfolgreiches Projekt.

4 b: Bestimmten Sie einen Finanzbeauftragten

Entscheidend für den Erfolg eines Vorhabens ist neben der Zeit und dem fachlichen Know-How die Finanzierung: Während des Projektes sollte es mindestens eine Person geben, die das Budget überwacht. Bei größeren Vorhaben kann es auch notwendig sein, dass mehrere Personen ein „Finanz-Team“ bilden, damit es übersichtlich bleibt. In Orientierung an den einzelnen Arbeitsschritten und am Zeitplan sollte im Vorfeld festgelegt werden, wie viel Geld für Materialien, Software, Fahrtwege, Maschinen oder Bildungsmaßnahmen erforderlich ist und was im Fall einer Überschreitung des Budgets geschehen sollte.

Schritt 5: Wählen Sie eine passende Art der Zielkontrolle aus

Damit der Zeitplan und die einzelnen Arbeitsschritte eingehalten werden und das Projekt zum Erfolg geführt werden kann, ist es notwendig, in regelmäßigen Abständen zu kontrollieren, ob alles noch im geplanten Rahmen läuft. Mit einer ausgearbeiteten Teilziel-Kontrolle können Sie feststellen, wo es eventuell Probleme gibt und wie diese behoben werden können.
Um die Zwischenergebnisse im Auge zu behalten, haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

Die Teambesprechungen und die Gesamtkonferenz

Regelmäßige Besprechungen, sowohl in den einzelnen Teams als auch in größeren Gruppen und im gesamten Arbeitskreis, sollten im Zeitplan mit Datum und Uhrzeit festgelegt werden. Diese sollten nicht nebenbei in der Mittagspause erfolgen, sondern in Ruhe und während der Arbeitszeit. Sonst könnten Sie riskieren, dass Ihre Angestellten die Probleme nicht thematisieren, weil sie eigentlich schnell Pause machen möchten.

Software, Tafeln oder Lagerregale

Neben den regelmäßigen Zusammenkünften sollte es ein für alle Beteiligten sichtbares Instrument oder einen Ort geben, an dem die bisherigen Ergebnisse festgehalten werden. Das kann zum Beispiel eine Software sein, in der jeder Teilnehmer seine Ergebnisse einträgt, so dass sie für alle anderen jederzeit nachvollziehbar sind. Oder auch eine große Tafel kann diesen Zweck erfüllen. In einem im Vorfeld aufgestellten Regal könnten zum Beispiel Zwischenprodukte gezeigt und zur weiteren Verarbeitung bereitgestellt werden.

Schritt 6: Besprechen Sie gemeinsam mögliche Komplikationen und deren Vorbeugung

Auch wenn manche Dinge nicht planbar sind, können viele Schwierigkeiten aufgefangen oder zumindest gemildert werden, wenn Sie diese als Projektmanagement mit den Angestellten bei der Planung des Projektes berücksichtigen. Beispielsweise können Ersatzlieferer bestimmt werden, falls der angestammte Lieferer für Rohmaterial einmal Engpässe haben sollte. Jedem Teamleiter und jeder Teamleiterin sollten Vertretungen an die Seite gestellt werden, die im Fall von Krankheit und Ausfall das Ruder übernehmen können. An sensiblen Stellen des Projektablaufs können Sie im Vorfeld einen Plan B festlegen, der in Kraft tritt, wenn der ursprüngliche Plan scheitert. Und außerhalb der Firma könnten Fachleute bereitstehen, die sich auf Zuruf bereithalten, wenn es innerbetriebliche Probleme gibt.
Mit derartigen Vorsichtsmaßnahmen sorgen Sie dafür, dass Ihr Vorhaben gesichert ist und de facto ein Erfolg wird.

Schritt 7: Legen Sie sich effektive Motivationsstrategien zurecht

Erfahrungsgemäß beginnt jedes Projekt mit einem hohen Grad an Motivation aller Beteiligten. Aber gerade bei Projekten, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, gibt es immer wieder Phasen, in denen die Energie und Zuversicht deutlich sinkt. Das passiert zum Beispiel, wenn es zu Differenzen im Team kommt oder Ziele nicht eingehalten werden konnten. Für solche Momente ist es sinnvoll, dass die Projektleitung im Vorfeld ein Arsenal an Motivationsideen zusammenträgt, um die Mitwirkenden „bei der Stange“ zu halten. Sätze wie „Wir schaffen das!“ helfen selbstverständlich punktuell. Aber die Motivation des Einzelnen lässt sich eher steigern, wenn zwischenzeitlich immer wieder klar wird, warum gerade er oder sie mit dieser Aufgabe betraut wurde oder welche Zwischenschritte bereits erfolgreich absolviert wurden. Auch sollte das Projektmanagement das „Große Ganze“ niemals aus den Augen verlieren und die Mitarbeiter gegebenenfalls daran erinnern, wohin das Projekt führen soll. Einzelnen Mitarbeitern kann es schwerfallen, den Sinn des ganzen Projektes im Auge zu behalten. Daher bedürfen Sie der regelmäßigen Motivation von Ihnen als Projektleitung.

Teamprojekte richtig planen: So wird Ihr Projekt ein Erfolg

Mit diesen 7 Planungsschritten geben Sie Ihrem Vorhaben eine solide Struktur. Sie berücksichtigen Schwierigkeiten und Schlüsselfaktoren und sorgen durch vorausschauende Überlegungen dafür, dass Ihr Vorhaben für alle Beteiligten optimal abläuft.