In Unternehmen und anderen wirtschaftlich arbeitenden Organisationen sind „Projekte“ eine der gängigsten Formen, Arbeit zu organisieren. Gerade zeitlich eng begrenzte Vorhaben mit einem klaren Endziel werden typischerweise auch organisatorisch als von regulären Prozessen getrennte Projekte geplant. Projektplanung und -management können für Organisationen jedweder Größe allerdings herausfordernd sein. Die Inanspruchnahme von sonst für andere Leistungen erforderlichen Ressourcen kann wichtige Prozesse und Abläufe beeinträchtigen.
Der folgende Beitrag beantwortet die wichtigsten Fragen zum Thema. Was macht ein Projekt aus und wie setzen Sie es erfolgreich um? Zunächst geht es um die grundsätzliche Definition eines Projekts und seine Abgrenzung vom normalen Alltagsgeschäft. In den folgenden Abschnitten beschäftigt sich der Artikel dann mit der Frage, wie ein Projekt planerisch strukturiert und aufgebaut wird. Die Definition von Zielen sowie unterschiedliche Projektmanagementmethoden und -modelle werden vorgestellt. Schließlich geht es noch um Erfolgsfaktoren, die sowohl bei der Planung als auch beim späteren Monitoring Ihres individuellen Projekts eine Rolle spielen.
Definition eines Projekts
Grundsätzlich gilt, dass ein Projekt ein bestimmtes, möglichst klar umrissenes Ziel hat, das mit im Vorfeld zugeordneten Ressourcen zu erreichen ist. Mit Projekten wird typischerweise eine nachhaltige Veränderung im Unternehmen angestoßen. Insbesondere Innovations-, Wandel- und Akzeptanzprojekte dienen ganz explizit dazu, anstehende Neuerungen oder Veränderungen im Betrieb zu verankern. Aber auch die Entwicklung neuer Produkte oder Anwendungen eines Unternehmens wird häufig in Projekten organisiert (etwa Forschungsprojekte, Bauprojekte oder Softwareentwicklungsprojekte).
Von Projekten abzugrenzen sind typischerweise Prozesse, die das Tagesgeschäft definieren. In Prozessen organisieren Sie alle regelmäßigen Aufgaben, die für den Alltagsbetrieb des Unternehmens wichtig sind. Auch reine Routinearbeiten, die in keinen klar definierten Prozess integriert sind, sondern sich im Arbeitsalltag herausgebildet haben, sind von Projekten zu unterscheiden.
Gleichwohl gibt es auch sogenannte Routineprojekte. Das können zum Beispiel wiederkehrende Marketingprojekte sein, in denen Werbekampagnen entwickelt und gestartet werden. Solche Routineprojekte haben der Definition nach ein klares Ziel und werden im Vorfeld mit bestimmten Ressourcen ausgestattet. Veränderungen im Unternehmen stoßen sie aber höchstens punktuell an. Das zeigt: Auch wenn Prozesse und Projekte klar voneinander abgegrenzt sind, kann es zu Überschneidungen kommen. Eine klare Trennung hilft, die betreffenden Abläufe effektiver zu organisieren.
Struktur eines Projekts
Planung und Strukturierung sind das A und O bei der Projektierung betrieblicher Vorhaben. Schon in der ersten Planungsphase sollten daher die Ziele des Projekts klar definiert werden. Eine Einteilung in obligatorische Zielvorgaben und Nice-to-Have-Goals kann dabei sinnvoll sein. So hat das Projektteam etwas Spielraum und kann die allozierten Ressourcen effektiver ausnutzen. Zugleich sollten Sie ebenfalls möglichst früh eindeutige Grenzen für das Projekt festlegen. Damit beugen Sie der sogenannten „schleichenden Projektausweitung“ vor. Davon ist die Rede, wenn der Projektumfang im Laufe der Zeit allmählich erweitert wird. Das kann zum Beispiel passieren, wenn es bei der Umsetzung zu Komplikationen kommt und das Team projektexterne Faktoren und Abhängigkeiten zu bearbeiten beginnt. Die Folgen sind häufig Herausforderungen bei der Planung des Budgets und das Reißen von Deadlines.
Ebenso wichtig für die Organisation Ihres Projekts ist es, möglichst früh Rollen und Hierarchien im Projektteam zu definieren. Insbesondere der Projektleiter bzw. -manager, der auch den größten Teil der Kommunikation mit dem Lenkungsausschuss oder der Geschäftsführung bestreitet, sollte frühzeitig festgelegt und in die weitere Planung einbezogen werden.
Projektmanagement
Abhängig vom Projektumfang und den zur Verfügung stehenden Ressourcen legen Sie dann in Zusammenarbeit mit dem Projektmanager fest, welche Hierarchien und Kommunikationswege im Projektteam sinnvoll sind. Während kleine Teams keiner weiteren Hierarchien bedürfen, kann es bei größeren Projekten sinnvoll sein, Unterprojektgruppen zu bilden. Bei einem großangelegten IT-Projekt können zum Beispiel unterschiedliche Teams die technische Arbeit und die Begleitung des Rollouts im Unternehmen betreuen. Die Zusammenarbeit der Gruppen wird dann vom Projektmanager koordiniert. Verantwortlichkeiten innerhalb des Projektteams können Sie so dynamisch from top to bottom verteilen. Eine zentrale Festlegung ist in der Regel nicht erforderlich.
Ziele eines Projekts
Wie bereits beschrieben sind klar umrissene Ziele bzw. Zielvorgaben essenziell für die erfolgreiche Umsetzung Ihrer betrieblichen Projekte. Von den Zielvorgaben leitet sich typischerweise die gesamte weitere Organisation Ihres Projekts ab. Dabei wird häufig zwischen primären und sekundären Zielen unterschieden.
Primäre Ziele sind dabei eindeutig messbare Vorgaben. Das kann zum Beispiel die Fertigstellung eines Baus sein, das Erreichen bestimmter Absatzziele oder die Entwicklung eines Produkts. Auch die Einhaltung von Ressourcenvorgaben wird als Primärziel definiert. Insbesondere die Einhaltung von Deadlines und Budgetvorgaben spielen in der Praxis eine Rolle. Die primären Ziele sind zentral für die Entwicklung der Projektroadmap, auf der Zwischenziele festgelegt und der generelle Scope des Projekts definiert werden.
Sekundäre Ziele sind meist etwas weicher definierte Vorgaben. Dabei handelt es sich zum Beispiel um Kundenzufriedenheitswerte oder Qualitätsstandards, die ein entwickeltes Produkt nach Möglichkeit einhalten soll. Solche Vorgaben können als Spektrum mit einer gewissen Bandbreite definiert werden, um dem Team mehr Spielraum bei der Umsetzung zu geben. Wichtig ist dabei allerdings, dass auch solche sekundären Ziele von allen Beteiligten als verbindliche Vorgaben anerkannt werden. Eine Unterschreitung bestimmter Mindeststandards ist auf jeden Fall zu vermeiden. Auch Stakeholder-Erwartungen werden, gerade wenn es sich um viele unterschiedliche Vorgaben handelt, vorwiegend als sekundäre Ziele in den Anforderungskatalog eines Projekts aufgenommen. Hier hat das Projektteam im Normalfall ebenfalls etwas Spielraum bei der Realisierung.
Arbeitsweise in einem Projekt
Je nach Umfang und Größe eines Projekts muss es in unterschiedliche Projektphasen organisiert werden. Je nach angewandter Projektmanagementmethode sind diese Phasen auch konstituierend für den Ablauf des Projekts.
In jedem Fall beginnt ein Projekt zunächst mit der Initiierungs- und der anschließenden Planungsphase. Das Unternehmen bzw. die beteiligten Stakeholder definieren in diesen Phasen die Ziele des Projekts und beginnen erste Mitarbeiter für die Umsetzung zu rekrutieren. Insbesondere der Projektmanager wird häufig bereits in der Planungsphase festgelegt und dann in die weitere Planung eingebunden. Die Planung geht mit der Definition der Ziele und einer Roadmap für das weitere Projekt einher. Mit der Roadmap wird typischerweise auch festgelegt, ob ein Projekt in der Ausführungsphase starren Strukturen folgen oder agil umgesetzt werden soll.
Methoden auswählen
Die Entscheidung für eine Projektmanagementmethode ist dabei wichtig, da mit ihr auch die Entscheidung für oder gegen bestimmte Managementtools und -techniken einhergeht. Starre Strukturen wie die klassische Wasserfallmethode eignen sich vor allem für Projekte, die einem bekannten Muster folgen. Konzeption, Design, technische Umsetzung und schließlich Rollout eines Projekts folgen dabei klaren Regeln. Das kann zum Beispiel bei der Umsetzung eines größeren IT-Projekts im Betrieb sinnvoll sein.
Agilere Methoden wie Scrum geben dem Team mehr Spielraum, Aufgaben nach eigener Vorstellung umzusetzen. Bei der Entwicklung neuer Produkte oder Werbekampagnen kann das zum Beispiel sinnvoll sein, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Zwischenziele werden bei diesen Formen des Projektmanagements regelmäßig dynamisch ausgehandelt und gegebenenfalls im Rahmen sogenannter Sprints realisiert.
Die Ausführung des Projekts wird von der Geschäftsführung oder einem Lenkungsausschuss kontrolliert. Auf der Roadmap definierte Zwischenziele werden durch diese Form der Kontrolle überprüft. Je mehr Zwischenziele es dabei gibt, desto höher ist die Kontrolle über das Projekt. Damit einher geht allerdings auch weniger Freiheit und Flexibilität. Spätestens mit dem Projektabschluss, wenn das Projekt aufgelöst wird, wird aber noch einmal geprüft, ob alle Ziele eingehalten werden konnten.
Erfolgsfaktoren für die Umsetzung eines Projekts
Der wohl wichtigste Faktor für den Erfolg fast jedes größeren Projekts ist die Kommunikation im Team. Kommunikationsskills sind daher, insbesondere für den oder die Projektmanager, von größter Bedeutung. Auch die Kommunikation nach außen, also zum Beispiel mit der Geschäftsführung oder anderen Stakeholdern, ist wichtig. Im Lenkungsausschuss sollte das Talent dementsprechend ebenfalls vertreten sein.
Fast genauso wichtig ist das effektive Ressourcenmanagement innerhalb des Projekts. Projekte gleich welcher Größe sind immer durch begrenzte Ressourcen definiert. Sowohl Zeit als auch finanzielle Mittel und Manpower stehen im Projekt in limitiertem Umfang zur Verfügung. Das Thema sollte daher insbesondere beim Controlling immer wieder geprüft werden. Vor allem bei Projekten mit größerem zeitlichem Rahmen besteht sonst das Risiko, dass finanzielle Mittel frühzeitig aufgebraucht werden, sodass die Stakeholder nachinvestieren müssen.
Ebenfalls besonders bei längerfristigen Projekten sind zudem Anpassungsfähigkeit und Flexibilität wichtig. Denn auch wenn Projekte per Definition abgekapselte, vom Tagesgeschäft isolierte Abläufe sein sollten, gibt es natürlich immer auch externe Faktoren, die sich im Laufe der Zeit verändern können. Damit solche Veränderungen nicht das Scheitern eines Projekts zur Folge haben, muss immer auch die Bereitschaft bestehen, Projektpläne zu verändern.
Fazit
Projekte sind eine sinnvolle Option, unternehmerische Ideen umzusetzen. Die Frage: Was macht ein Projekt aus, lässt sich allerdings vielfältig beantworten. Zentral für den Erfolg ist dabei aber immer, dass ein Projekt klar definierte Ziele haben muss. Diese eindeutig zu kommunizieren und mit der nötigen Flexibilität umzusetzen, ist wesentlich für den Erfolg Ihres Projekts.